Dies ist der Blog des AAM Webportals. Hier finden Sie ALLE Blog-Einträge aller Teilnehmer über alle Themen hinweg.
Der Klassifikation bzw. Beschlagwortung von elektronischen Dokumenten kommt eine wichtige Bedeutung zu, welche oftmals nicht richtig bewertet oder unterschätzt wird. Dabei sind vor allem bei rechtssicher auszulegenden elektronischen Dokumenten die Anforderungen vielfältig. Diese betreffen nicht nur die Technik, sondern auch die Organisation sowie die Strategie zur Implementierung entsprechender Archivierungssysteme. Insbesondere kommen in diesem Bereich unzählige rechtliche Aspekte der österreichischen aber auch internationalen (EU) Gesetzgebung zu tragen.
Daher veranstalten Pitschek+Partner und Deloitte am 25.6.2010 in Wien ein halbtägiges AAM Praxisseminar zu diesen Themenbereichen.
Dieses AAM Praxisseminar gibt einen umfassenden Überblick über die Klassifikation von elektronischen Dokumenten speziell im Umfeld einer rechtssicheren elektronischen Aufbewahrung/Archivierung. Um den vollständigen Umfang der Anforderungen abdecken zu können, behandeln zwei marktführende Unternehmen diese Thematik aus jeweils unterschiedlichen Sichten. Deloitte vertritt die Sicht des Wirtschaftsprüfers und fokussiert dabei die Rechtssicherheit und Einhaltung entsprechender Rahmenbedingungen („Euro-SOX“, UGB, BAO, DSG). Pitschek+Partner ist der spezialisierte ECM-Berater, welcher die Themenbereiche Technik, Funktionalität und Projektierung detailliert behandelt und dabei auch auf die am Markt vorhandenen Systeme eingeht.
Mehr Informationen und Möglichkeiten zur Anmeldung findet man auf www.austrian-archiving-model.at
Top Image Systems Ltd., der führende Anbieter von Datenerfassungslösungen, hat sich gemeinsam mit Braintribe Technologies beim Auswahlverfahren der Scanpoint, einer Tochter der Österreichischen Post AG, durchgesetzt. Die beiden Partnerunternehmen konnten mit ihrer neuen Mailroom-Lösung "First Enterprise Mailroom" durch hervorragende Erkennungsraten, perfektes Monitoring, Skalierbarkeit und Mandantenfähigkeit punkten. Die Plattform kombiniert leistungsfähige Klassifizierungstechnologien mit einer besonders flexiblen ECM-Lösung, wodurch neue Möglichkeiten der intelligenten Dokumenterfassung erschlossen werden. Scanpoint plant, Millionen von Dokumenten pro Jahr mittels "First Enterprise Mailroom" zu verarbeiten.
"First Enterprise Mailroom überzeugte uns durch hervorragende Erkennungsraten und die Durchgängigkeit der gesamten Lösung", erklärt Ewald Baumann, Geschäftsführer von Scanpoint. "Hinzu kamen ergänzende Funktionalitäten, die den reibungslosen Betrieb sicherstellen, die einfache Skalierbarkeit und ein attraktives Preis-Leistungsverhältnis - so waren unsere Anforderungen umfassend erfüllt."
Der Entscheidung war ein umfangreiches Auswahlverfahren vorangegangen, bei dem sich die "First Enterprise Mailroom" Plattform erfolgreich durchsetzen konnte. "Durch den Einsatz unserer First Enterprise Mailroom Lösung bei der Scanpoint haben wir einen wesentlichen Meilenstein im österreichischen Markt gesetzt", erklärt Michael Schrader, Managing Director EMEA der TIS. "Die Partnerschaft mit Braintribe und die gemeinsam entwickelte Mailroom-Lösung bietet unseren Kunden ein ganzheitliches Konzept für die Posteingangsverarbeitung, das allen Ansprüchen gerecht wird und einen schnellen ROI generiert. "
"Durch die Zusammenarbeit mit TIS wurden beide Produktplattformen um ausgereifte Technologien erweitert", betont Stefan Ebner, CEO von Braintribe. "Durch die weitreichende Automatisierung der Erfassungsprozesse können sämtliche in ein Unternehmen eingehenden unstrukturierten Informationen automatisch in strukturierte und somit in nutzbringende, für Kerngeschäftsanwendungen zugriffsfähige Daten verwandelt werden."
Die neue "First Enterprise Mailroom" Lösung ist das Ergebnis der seit 2008 erfolgreich bestehenden Partnerschaft zwischen TIS und Braintribe. Durch die Integration von Komponenten der beiden Produktplattformen wurde das Beste am Markt verfügbare Klassifizierungstool mit der flexibelsten ECM (Enterprise Content Management) Lösung kombiniert. Dadurch wird intelligente Dokumentenverarbeitung in einer absolut neuen Qualität möglich. Dem Anwender stehen neben umfassenden Klassifizierungs- und Erkennungstechnologien nun auch DMS-Funktionalitäten sowie Compliance- und Monitoring-Funktionalitäten zur Verfügung. Dies garantiert eine sehr hohe Automatisierung der relevanten Geschäftsprozesse. Zeitraubende Prozesse zur manuellen Erfassung, Verteilung und Ablage von Dokumentendaten entfallen und es ergeben sich signifikante Einsparungspotentiale. "First Enterprise Mailroom" platziert sich bewusst als Business Lösung und versteht sich addititiv zu bestehenden DMS-, Archiv- und ECM-Systemen. Sie kann als vollwertiger Posteingang oder integriert in Systeme eingesetzt werden.
Auf www.austrian-archiving-model.at steht nun das vollständige Video der Ergebnispräsentation der AAM Umfrage 2009/2010 kostenlos (für registrierte Benutzer) zur Verfügung.
Im Video werden alle wesentlichen Details der Umfrage sowie der entsprechenden Ableitungen der Ergebnisse dargestellt.
HP und Optimal Systems haben die Industrieinitiative COMIDD (IT-Compliance in der Informations- und Datenverarbeitung in Deutschland) gegründet. Als Partner haben sich bereits Intel, iTernity, GRAU Data und PRW-Consulting COMIDD angeschlossen. COMIDD hat es sich zur Aufgabe gemacht, Informationen zum Thema IT-Compliance zu sammeln, zu konsolidieren sowie übersichtlich und verständlich darzustellen. Dazu nutzt die Initiative das Web-Portal www.was-ist-compliance.de und den Expertengipfel Compliance, der erstmals am 30. Juni 2009 in Hanau stattfindet. Schirmherr von COMIDD ist Jörg Menno Harms, Aufsichtsratsvorsitzender von HP in Deutschland.
"IT-Compliance ist ein Thema, das immer mehr in den Fokus von Unternehmen jeder Größe rückt – zu Recht, denn Verstöße gegen Compliance-Richtlinien können empfindliche Strafen und Wettbewerbsnachteile nach sich ziehen", sagt Jörg Menno Harms. "Noch immer fehlt vielen Verantwortlichen aber eine genaue Vorstellung zum sperrigen Begriff IT-Compliance – von den Mitarbeitern ganz zu schweigen."
Die neu gegründete Initiative COMIDD will den Wissensstand zu IT-Compliance in Deutschland verbessern. COMIDD bietet ein Forum, in dem Soft- und Hardwarehersteller, Dienstleister, Juristen sowie Industrie und Politik zu einem offenen Austausch zusammen kommen können. COMIDD klärt zu Fragen rund um IT-Compliance in der Datenverarbeitung umfassend auf und macht auf wichtige Marktentwicklungen aufmerksam.
Schirmherr Harms gilt als einer der profundesten Kenner der deutschen IT-Landschaft. Der 69-Jährige ist Träger des Bundesverdienstkreuzes und Vizepräsident des BITKOM. Harms unterstützt die Initiative aktiv in der Außendarstellung und berät sie inhaltlich.
Wikis haben sich in den letzten Jahren zum unverzichtbaren Collaboration-Tool gemausert. Mit ihnen lassen sich wichtige Informationen zentral bündeln und von den einzelnen Mitgliedern des Teams jederzeit erweitern und editieren. Zudem bieten viele Anbieter inzwischen zahlreiche Zusatzfunktionen, wie Teamkalender, Gruppen-Chat und Social-Networking-Features.
Lesen Sie in der Bilderstrecke der COMPUTERWOCHE Online, welche Anbieter sich bewährt haben.
Quelle: COMPUTERWOCHE
MACHALKE Polsterwerkstätten GmbH, international anerkannter Polstermöbelhersteller vertraut auf bpi solutions und das modulare Publishingsystem bpi Publisher. MACHALKE wird den neuen bpi Publisher zukünftig als zentrales Publishingsystem für die Erstellung und Verwaltung der mehrsprachigen Verkaufsunterlagen einsetzen.
MACHALKE Polstermöbel stehen für zeitlose Eleganz. Die hochwertigen Polstermöbel werden seit jeher in den Werkstätten des Unternehmens aus Hochstadt/Oberfranken von Hand gefertigt. MACHALKE Polsterwerkstätten GmbH gehört zu den großen mittelständigen Unternehmen der deutschen Polstermöbelindustrie. Die gesamte nach DIN EN ISO 9001 zertifizierte Entwicklung und Produktion spielt sich in Deutschland ab, denn der direkte Zugriff auf den Entstehungsprozess und die Qualität der Ware hat oberste Priorität bei MACHALKE. Die ästhetische Spannbreite der Produktlinie genießt internationales Renommee. Die Exportquote von über 50% unterstreicht eindrucksvoll diese aktuelle Präsenz der Möbel.
Als international ausgerichtetes Unternehmen setzt MACHALKE für die Darstellung der Produktvielfalt auf perfekte und aktuell gepflegte Produktinformationen für nahezu alle Vertriebskanäle in unterschiedlichen Sprachen MACHALKE hat sich für den neuen Publisher entschieden, da die Client-Server-Lösung auf .net Technologie im Zusammenspiel mit Adobe InDesign perfekt die erweiterten Anforderungen als zentrales Steuerungssystem im Publishingbereich abdeckt. MACHALKE arbeitete bereits mit der Vorgängerversion des bpi Publishers. Das Unternehmen schätzt den bpi Publisher, der das Management der Produktdatenvielfalt in einem einheitlichen System ermöglicht, insbesondere bei der Erstellung der verschiedenen landespezifischen Anforderungen in Form von Koordinations-, Kosten- und Qualitätsverbesserungen.
Besonderen Nutzen schafft der Publisher bei MACHALKE aufgrund seiner Durchgängigkeit: die Module decken die gesamten Prozess ab - von der Erstellung bis zur individuellen Anpassung der Verkaufsunterlagen. Der bpi Publisher wird als preisführendes System eingesetzt und die Konditionen an das ERP-System übergeben. Die übergreifende Integration der Daten schaltet Medien- und Systembrüche aus und im Zusammenspiel mit den weiteren vorhandenen Lösungen bpi Sales Performer und bpi Supplier Management System werden die möbelspezifischen Anforderungen vollständig abgedeckt.
Mit dem neuen bpi Publisher sieht sich MACHALKE in der Lage noch schneller und flexibler am Markt zu agieren und gleichzeitig den Zeit- und Kostenaufwand zu senken.
Die Sandvik Mining and Construction G.m.b.H in Zeltweg (Österreich) optimiert ihren Rechnungsverarbeitungsprozess in SAP ab sofort mit der Lösungs-Suite von ReadSoft. Der Hersteller von Maschinen für den Bergbau löst damit die bisherige sehr zeitaufwändige manuelle Erfassung der jährlich rund 40.000 Eingangsrechnungen ab. Aufgrund von besonderen Anforderungen bei der Prüfung und Buchung der Belege hat der manuelle Prozess die Rechnungsverarbeitung häufig verzögert.
Kennzeichnend für die Struktur des Sandvik-Rechnungseingangs sind Rechnungen von Lieferanten aus dem Ausland auf unterschiedlichstem Qualitätsniveau, sowie auch Bestellungen, die aufgrund der langen Projektlaufzeiten im Maschinenbau über lange Zeiträume mit Teilbeträgen beglichen werden. Ehrgeiziges Ziel des Unternehmens ist es, durch die elektronische Rechnungsverarbeitung alle Eingangsrechnungen mit Bestellbezug automatisiert buchen zu können. Um einen automatisierten Abgleich mit den ERP-Daten im SAP-System zu ermöglichen, müssen sowohl Bestellnummer als auch Rechnungsbetrag mit den Angaben aus der Bestellung übereinstimmen. Hierzu werden in Kürze die Lieferanten des Unternehmens verstärkt in den Prozess eingebunden. Werner Tiefengraber, Projektleiter der Softwareeinführung: "Nach unserer Planung wird sich die Einführung der automatisierte Rechnungsverarbeitung innerhalb von drei Jahren amortisieren."
Bei der Evaluation mehrerer Invoicing-Lösungen für SAP schnitt ReadSoft aus Sicht des Projektteams am besten ab: "Entscheidend war für uns, dass die Anwendung zur Rechnungsverarbeitung in SAP integriert ist. Die ReadSoft-Lösung war das technisch am besten ausgereifte Produkt. Wir haben andere Softwarelösungen begutachtet, bei denen zahlreiche Prozess-Schritte außerhalb von SAP in einer separaten Datenbank stattgefunden hätten. Dies wollten wir aufgrund der ohnehin schon komplexen Prozessgestaltung unbedingt vermeiden", so Tiefengraber. Ebenfalls für ReadSoft sprach, dass die Lösung bereits beim schwedischen Mutterhaus erfolgreich im Einsatz ist.
Ein weiterer Pluspunkt der ReadSoft-Lösung ist für Sandvik das SAP-Add-on für den Workflow, mit dem sich die Eingangsrechnungen zeitnah prüfen und genehmigen lassen. Die Workflow-Komponente wurde so angepasst, dass sie die besonderen Anforderungen des Unternehmens an ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren erfüllt: Alle projektbezogenen Rechnungen werden aufgrund der Komplexität und Betragshöhen - wie auch schon Bestellungen - jeweils vom Projektleiter und dem zuständigen Einkäufer nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft. Überschreitet eine Rechnung zudem einen bestimmten Betrag, sind weitere Genehmigungen notwendig, bis hin zur Geschäftsführungsebene. Für genehmigungspflichtige Rechnungen ist daher keine automatisierte Zahlungsfreigabe vorgesehen.
Im Shared-Service-Center von Sandvik am Produktionsstandort Zeltweg arbeiten künftig fünf Mitarbeiter mit der Lösung, in den Workflow sind rund 50 Mitarbeiter unternehmensweit einbezogen. Die Implementierung der ReadSoft-Invoicing-Lösung inklusive der kundenspezifischen Konfiguration begann im Dezember 2009. Der Go-Live ist bereits für Anfang März 2010 eingeplant.
Die Mitteldeutsche Kabelservice GmbH (MDKS) hat ihr Archivierungssystem auf scanview umgestellt. Die Enterprise Content Management (ECM)-Lösung aus dem Hause Allgeier IT Solutions erfasst, verwaltet, archiviert und stellt der MDKS verschiedene Dokumenttypen bereit.
MDKS ist Service-Dienstleister für Medien- und Telekommunikationsdienste in Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen. Ihre Service-Arbeiten erstrecken sich über die Akquisition, Vermittlung und Abwicklung von Verträgen bis hin zu Reparaturen (u.a. für Kabel Deutschland) im deutschen Kabelnetz. Die MDKS koordiniert mehrere Nachauftragnehmer, die die Servicedienstleistungen bei den Endkunden in den Städten der drei Bundesländer übernehmen.
Die Nachauftragnehmer liefern der MDKS verschiedenste Daten (Formulare, Belege, E-Mails, digitalisierte Fotos, Screenshots, u.ä.) bezogen auf einen Auftrag. Die Dateien archiviert scanview revisionssicher und verknüpft diese in einer Datenbank mit den relevanten Aufträgen. Die MDKS kann ihren Auftraggebern so fehlerfrei belegen, welche Dateien zu welchem Auftrag gehören oder welche von den Nachauftragnehmern noch eingereicht werden müssen.
Jährlich bis zu 60 Millionen Seiten werden zukünftig mit der Lösung von Top Image Systems verarbeitet
Top Image Systems Ltd., ein Anbieter von Datenerfassungslösungen, hat mit der Generali Gruppe Österreich erneut einen namhaften Kunden gewonnen. Bei dem drittgrößten Versicherungskonzern Österreichs fallen jährlich bis zu 60 Millionen Seiten Posteingang an, die zukünftig mit der eFLOW Mailroom-Lösung von TIS verarbeitet werden. Die eFLOW Plattform löst das bisherige System bei der Generali ab. Ausschlaggebend waren die umfangreiche Funktionalität sowie die Flexibilität der Software, das einfache Customizing und die Skalierbarkeit, mit der sich sämtliche Kundenwünsche der Generali realisieren lassen. Punkten konnte TIS außerdem durch zahlreiche Referenzen bei Großunternehmen.
Die Generali Gruppe Österreich verfügt mit ihrer verteilten Struktur und zahlreichen Unternehmen über ein umfangreiches Posteingangsvolumen. Für die Automatisierung sämtlicher Posteingangsprozesse suchte der Konzern nach einem den aktuellen Anforderungen entsprechenden System und entschied sich schließlich für die eFLOW-Plattform von TIS. Damit konnte sich der Spezialist für automatisierte Dokumentverarbeitung gegen eine umfangreiche und starke Konkurrenz erfolgreich durchsetzen.
Dimiter Kurtev, Gruppenleiter Dokumentenmanagement bei der Generali VIS Informatik GmbH, erklärt: "Die Generali hat mit Top Image System einen Partner gewählt, der uns in unserer Strategie, die Servicequalität und -geschwindigkeit unseren Kunden und Partnern gegenüber kontinuierlich zu verbessern, perfekt unterstützt. Die Plattform eFlow ist ein elementares Werkzeug zur Steigerung der Effizienz und Effektivität unserer Geschäftsprozesse in den nächsten Jahren."
Michael Schrader, Managing Director EMEA von Top Image Systems, ergänzt: "Wir freuen uns, mit dem Auftrag der Generali erneut - nach der Schweizer Post und der Österreichischen Post - ein Großprojekt gewonnen zu haben."
Die AAM Umfrage 2009/2010 ist abgeschlossen und die Ergebnisse sind wirklich erstaunlich. Einerseits ist der österreichische Archivierungsmarkt so aktiv wie noch nie zuvor. Viele Unternehmen setzen bereits ein elektronisches Archivierungssystem ein oder planen ein solches in nächster Zeit einzuführen. Und andererseits sind die Herausforderungen, in organisatorischer wie technischer Ausprägung, sehr vielfältig. Gerade der richtige Umgang mit Papierdokumenten und die Nutzung von Workflow-Management-Methoden ist für viele Unternehmen ein kritischer Erfolgsfaktor.
Mehr Informationen zur AAM Umfrage 2009/2010 erhält man am AAM Webportal www.austrian-archiving-model.at. Die Umfrageergebnisse sowie das vollständige Video der Ergebnispräsentation stehen registrierten Benutzern des Webportals kostenlos zur Verfügung.
Eine gemeinsame Lösung für effizientes und Compliance-konformes E-Mail Management stellen der E-Mail Archivierungs-Spezialist H&S Software AG, Metalogix und der Berliner GRC-Lösungsanbieter docs&rules GmbH vor. GRC steht dabei für das neue IT-Segment Governance, Risk & Compliance (GRC). "PAM for EXCHANGE und MailAnalyzer" sorgen für eine revisionssichere Ablage und kontrollierte Prozess-Steuerung von E-Mails. Das Produkt ist eine Kombination der Softwarelösungen aus dem Hause Metalogix und docs&rules und ermöglicht es Unternehmen, sämtliche Dokumente entsprechend geschäftlicher Anforderungen und rechtlicher Vorschriften korrekt und effizient zu verwalten.
Mit PAM for EXCHANGE von Metalogix bzw. PAM for NOTES aus eigener Entwicklung, verfügt die H&S als exklusiver Reseller der Metalogix Archivierungslösungen in der DACH-Region über eines der führenden E-Mail-Archivierungssysteme auf dem deutschen und internationalen Mark mit über 1.600 Anwendern. Die Software ermöglicht eine sichere Ablage der E-Mails bei gleichzeitigem schonendem Umgang mit dem Speicherplatz. Die docs&rules bietet mit ihrem MailAnalyzer ein Werkzeug für die Analyse geschäftsrelevanter Dokumente mit Hilfe modernster Erkennungstechnologie, um die geschäftliche Bedeutung des Dokuments einzuschätzen und wichtige Informationen für die weitere Bearbeitung herauszufiltern. Anhand der erkannten Inhalte werden die Dokumente rechtlichen und/oder organisatorischen Themenfeldern zugeordnet und zusammen mit relevanten Informationen aus dem Dokument an nachfolgende Systeme (z.B. Archiv, Workflow, ERP) weitergeleitet.
Für die neue Lösung wurden der MailAnalyzer und PAM for EXCHANGE optimal miteinander verknüpft: Nach der revisionssicheren Archivierung werden die E-Mail-Texte sowie deren Anhänge an den MailAnalyzer übergeben. Dieser führt eine systematische Analyse der E-Mails durch und gibt die erschlossenen Informationen an PAM for EXCHANGE zurück. Der Nutzer verlässt somit nicht seine gewohnte Umgebung.
Dr. Mathias Petri, Geschäftsführer der docs&rules GmbH: "Der kombinierte Einsatz von PAM for EXCHANGE mit dem MailAnalyzer garantiert dem Anwender die Einhaltung gesetzlicher und freiwilliger Regularien bei der täglichen Arbeit mit E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten. Gleichzeitig reduziert sich die Bearbeitungs- und Ablagezeit im E-Mail-gestützten Geschäftsverkehr erheblich. Selbst bei einer manuellen Kontrolle und gelegentlichem Eingriff sinkt die notwendige Bearbeitungszeit auf nur noch wenige Sekunden."
H&S, Metalogix und docs&rules werden bei der Identifizierung, Einführung und Implementierung von IT-gestütztem E-Mail Management künftig eng zusammenzuarbeiten. Dabei soll sowohl die gemeinsame Schnittstelle intensiv vermarktet als auch Produkte und Leistungen der jeweils anderen Partei bei Endkunden unmittelbar oder mittelbar über Partner angeboten und vertrieben werden. Stephan Gehling, Leiter Marketing der H&S Software AG: "In die praxisgerechte Lösung sind die langjährigen Projekterfahrungen der Partnerunternehmen in den Bereichen GRC, elektronisches Dokumenten Managements und Archivierung eingeflossen."
Die b+m surface systems GmbH ist mit mehr als 160 Mitarbeitern ein Anbieter von Lackieranlagen und automatischen Applikationssystemen, die hohe Anforderungen an die Oberflächenqualität, Oberflächengüte, Schichtdicken oder Applikationsverfahren erfüllen. Automobilhersteller, Automobilzulieferer, sowie die Nutzfahrzeuge-, Agrarmaschinen-, Schienenfahrzeug-, Luftfahrt- und Elektroindustrie sind die wichtigsten Kunden dieser Lackieranlagen und -roboter.
Microsoft Dynamics NAV und die Branchenlösung amProject für den Anlagen- und Apparatebau sind bei b+m surface systems die zentralen Software-Systeme zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erledigung ihres Tagesgeschäfts. Seit Ende 2006 spielt zusätzlich die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung EASY SOFTWARE, die in die ERP-Lösung integriert wurde, eine bedeutende Rolle: wichtige Dokumente, wie beispielsweise Einkaufs- und Verkaufsbelege, werden automatisch revisionssicher und unveränderbar langzeitarchiviert. Positiver Nebeneffekt: Die Papierberge sind kleiner geworden und die Durchlaufzeiten von Dokumenten wurde drastisch verkürzt. Dauerte eine Rechnungsfreigabe in der Vergangenheit schon mal bis zu 30 Tage, sind heute die meisten Rechnungen bereits nach 24 Stunden geprüft und freigeben.
Im Anlagenbau entstehen im Laufe eines Kundenprojektes Unmengen an Dokumenten, wie beispielsweise Angebote, Konstruktionszeichnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Bestellungen Rechnungen, Lieferscheine und Protokolle, um nur einige zu nennen. In dieser Dokumentenvielfalt den Überblick zu behalten fällt schwer, insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden und zusätzlich lange dauern. Es wachsen zwangsläufig riesige Aktenberge und es kostet viel Zeit diese strukturiert zu ordnen und darin zu suchen. Kein Wunder, dass sich Unternehmen und Projektteams dann einen zentralen Datenpool wünschen, in dem sie die gerade benötigten Dokumente schnell finden. Diesen Wunsch hatte auch b+m surface systems.
Gute Erfahrungen mit amball business-software waren ausschlaggebend
"Wir hatten in der Vergangenheit mit der Archivierungslösung eines kleineren Dokumentenmanagement-Anbieters schlechte Erfahrungen gemacht: Dessen Lösungsansätze waren nach der Insolvenz des Unternehmens wertlos für uns. Nun wollten wir eine zukunftssichere Lösung finden und schauten uns die größten Anbieter von Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen an." blickt der IT-Leiter Sascha Ritter auf den Auswahlprozess zurück.
"Letztlich entschieden wir uns aus vielerlei Gründen für EASY SOFTWARE und amball business-software: Wir hatten bereits gute Erfahrungen mit amball bei der Einführung und Betreuung von Microsoft Dynamics NAV und amProject gemacht. Ferner konnte amball bereits erfolgreiche Projekte mit EASY SOFTWARE nachweisen und bot uns eine fertige Schnittstelle zur Kopplung mit der ERP-Lösung an. Das Dokumenten- und Archivsystem erschien uns zudem intuitiv in der Bedienung."
Extrem schnelle Einführung mit anschließender Optimierungsphase
Bereits innerhalb weniger Wochen wurde die Basislösung installiert und in Betrieb genommen. Diese Lösung wurde in einer anschließenden Spezifikationsphase optimiert und besser auf die Prozesse und Bedürfnisse bei b+m surface systems angepasst. Anschließend erfolgte eine Upgrade für weitere Mandanten. Ferner wurde ein zusätzlicher Scan-Arbeitsplatz und WebClients - für den Zugriff mittels Internet-Browser - eingerichtet. Heute wird an etwa 40 Arbeitsplätze im Unternehmen mit EASY SOFTWARE gearbeitet.
"Der Aufwand und die Komplexität bei der Einführung eines Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems ist deutlich geringer als bei der Einführung einer ERP-Lösung. Innerhalb von 10 - 15 Tagen kann man bereits etliche Sonderanpassungen vornehmen, Basisfunktionalitäten sind bereits innerhalb von 3-5 Tagen implementiert und geschult", fasst Christian Krause, Leiter der Business Unit ECM bei amball business-software, seine Erfahrungen aus einer Vielzahl von Projekten zusammen. Er ergänzt: "Viele Kunden trauen sich an Archivierungslösungen nur zaghaft heran, weil sie irrtümlich befürchten, die Einführung wäre kompliziert und teuer."
Optimierungspotenziale bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Riesige Optimierungspotenziale gab es beim Prozess der Rechnungsprüfung. Einkaufsrechnungen wandern durch viele Hände, denn sie müssen sachlich, fachlich und kaufmännisch geprüft, freigegeben und bezahlt werden. Da im Anlagenbau die Rechnungssummen sehr hoch sein können, legt b+m surface systems auf eine exakte Prüfung besonders viel Wert. Dazu wurden in der Vergangenheit Rechnungen mittels Laufmappen langwierig durchs das Unternehmen geleitet. Sachbearbeiter oder Führungskräfte machten handschriftliche Notizen auf den Rechnungen oder zeichneten sie frei. Schlussendlich erreichten die Rechnungen früher oder später wieder die Buchhaltung. Zusätzlich wurden Unmengen Papier verbraucht, weil durchschnittlich 3-5 Kopien pro Rechnung in den unterschiedlichen Abteilungen für "eigene" Zwecke gemacht wurden. Typische Probleme bei diesem Ablauf waren: Mappen blieben unbearbeitet und unbemerkt liegen, Notizen waren schwer zu entziffern und die Durchlaufzeit einer Mappe betrug bis zu dreißig Tage.
Durch den Einsatz von EASY SOFTWARE hat sich die Laufzeit massiv reduziert
Heute ist der gesamte Prozess deutlich effizienter: Jede Rechnung erhält nur noch einen Posteingangs- und Buchungsstempel, wird dann - ohne weitere Prüfung - in Microsoft Dynamics NAV erfasst, erhält einen Barcode-Aufkleber, der zur automatischen Zuordnung zu einem elektronischen Datensatz genutzt wird. Später werden die Dokumente eines Tages an zentraler Stelle im Massenbetrieb gescannt und in der EASY SOFTWARE dauerhaft, revisionssicher archiviert. Anschließend wandern die Dokumente bei b+m surface systems ohne weiteren Sortierungsaufwand in eine Ablagemappe - rein rechtlich könnten sie sogar vernichtet werden. Ab diesem Zeitpunkt laufen alle weitere Prozess-Schritte der Rechnungsprüfungen IT-basiert ab: Abteilungen oder Mitarbeiter erhalten E-Mails, in denen um Prüfung und Freigabe von Rechnungen gebeten wird.
Notizen werden direkt ins Archivsystem eingetragen. Übersteigt eine Rechnung die Unterschriftsbefugnis, wird die Freigabebitte einfach weitergeleitet. Vorteil: Der aktuelle Bearbeitungsstand einer Rechnung ist für die Buchhaltung jederzeit nachvollziehbar. "Die Durchlaufzeit bei der Rechnungsprüfung konnte von sieben bis dreißig Tagen auf durchschnittlich 24 Stunden reduziert werden", berichtet Sascha Ritter nicht ohne Stolz. Weiterer Vorteil: Kopien auf Verdacht, weil man einen Beleg eventuell für spätere Zwecke noch einmal benötigen könnte, werden nicht mehr gemacht. Denn Belege sind im Bedarfsfall jederzeit abrufbar und können dann nachgedruckt werden.
Jeder steuerrelevante Schriftverkehr wird automatisch archiviert
Besonders komfortabel geschieht die Archivierung der ausgehenden Dokumente, von b+m surface systems. Beispielsweise werden alle Handelsbriefe, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Verkaufsrechnungen nach festgelegten Regeln bearbeitet: Dabei wird automatisch ein Dokument im PDF-Format im Archivsystem revisionssicher und unveränderbar archiviert. Die Sachbearbeiter bei b+m müssen keine zusätzlichen Arbeitsschritte durchführen oder gar selbst entscheiden, ob ein Dokument archiviert werden muss oder nicht. Das nimmt ihnen die intelligente Lösung von amball business-software vollständig ab. Dadurch ist nur ein sehr geringer Schulungsbedarf nötig, weil die Archivierung unbemerkt im Hintergrund durchgeführt wird, ohne den Betrieb oder die gewohnte Arbeitsweise zu beeinflussen.
Automatische Verknüpfung von ERP-Datensätzen und Dokumenten
Zur guten Akzeptanz und zum großen Nutzen der Lösung trägt ferner die enge Kopplung von ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV und dem Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem EASY SOFTWARE bei: Denn alle archivierten Dokumente sind vielseitig mit Kreditoren, Debitoren, Projekten, Rechnungen, Bestellungen oder anderen sinnvollen Stammdatensätzen in der ERP-Lösung verknüpft und damit ohne weiteren Suchaufwand verfügbar. Anwender müssen sich auch über diese Verknüpfung keinerlei Gedanken machen, denn beim Scanvorgang wird die Verbindung völlig automatisiert angelegt und zusätzlich die Dokumente systemseitig mit Schlagworten versehen. Liegen Dokumente bereits in elektronischer Form vor, können diese - ohne Scanvorgang - direkt auf elektronischem Weg im Archiv gespeichert werden.
Zentrales, revisionssicheres Archiv mit sehr schneller Suchmöglichkeit
Dank EASY SOFTWARE entstand bei b+m ein zentraler Datenpool, auf den jeder Mitarbeiter - vorausgesetzt er verfügt über die notwendige Berechtigung - zugreifen kann, um die benötigten Informationen zu erhalten. Der Zugriff auf das Dokumentenmanagement- und Archivsystem geschieht fast ausschließlich über die Verknüpfungen, die von der intelligenten amball-Schnittstelle in Microsoft Dynamics NAV angelegt werden. Beispielsweise kann man von einem Rechnungsdatensatz direkt in die zugehörige Rechnung verzweigen oder sich die Bestellung anzeigen lassen. Selbstverständlich wäre auch eine manuelle Suche im Archivsystem komfortabel und schnell möglich. Diese Option wird bei b+m aufgrund des hohen Integrationsgrads von ERP-Lösung und Archivsystem jedoch so gut wie nie genutzt. "EASY ist wirklich schnell." berichtet Sascha Ritter, "länger als eine Sekunde habe ich noch nicht auf ein Dokument gewartet." Davon hat man früher bei der Suche in Aktenordnern nur geträumt.
Zukunftsaussichten
Im nächsten Schritt möchte Sascha Ritter auch das Lager und den Wareneingang optimieren und dort die Lieferscheinbearbeitung automatisieren. Im Bestellwesen stecken zusätzliche Potenziale, beispielsweise wenn Angebote eingeholt und technische Zeichnungen beigefügt werden. Alle Dateianhänge zu einem Angebot könnten direkt ins Archivsystem geschrieben werden. Doch Sascha Ritter denkt noch weiter in die Zukunft: "Auf den Baustellen unserer Kunden hat man schon heute mit einem Laptop und einer UMTS-Verbindung die technischen Möglichkeiten, alle benötigten Informationen des zentralen Dokumentenarchivs online abzurufen. Ich verfolge daher meine Vision der papierlosen Projektmappe."
Die b+m surface systems GmbH ist mit mehr als 160 Mitarbeitern ein Anbieter von Lackieranlagen und automatischen Applikationssystemen, die hohe Anforderungen an die Oberflächenqualität, Oberflächengüte, Schichtdicken oder Applikationsverfahren erfüllen. Automobilhersteller, Automobilzulieferer, sowie die Nutzfahrzeuge-, Agrarmaschinen-, Schienenfahrzeug-, Luftfahrt- und Elektroindustrie sind die wichtigsten Kunden dieser Lackieranlagen und -roboter.
Microsoft Dynamics NAV und die Branchenlösung amProject für den Anlagen- und Apparatebau sind bei b+m surface systems die zentralen Software-Systeme zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erledigung ihres Tagesgeschäfts. Seit Ende 2006 spielt zusätzlich die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung EASY SOFTWARE, die in die ERP-Lösung integriert wurde, eine bedeutende Rolle: wichtige Dokumente, wie beispielsweise Einkaufs- und Verkaufsbelege, werden automatisch revisionssicher und unveränderbar langzeitarchiviert. Positiver Nebeneffekt: Die Papierberge sind kleiner geworden und die Durchlaufzeiten von Dokumenten wurde drastisch verkürzt. Dauerte eine Rechnungsfreigabe in der Vergangenheit schon mal bis zu 30 Tage, sind heute die meisten Rechnungen bereits nach 24 Stunden geprüft und freigeben.
Im Anlagenbau entstehen im Laufe eines Kundenprojektes Unmengen an Dokumenten, wie beispielsweise Angebote, Konstruktionszeichnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Bestellungen Rechnungen, Lieferscheine und Protokolle, um nur einige zu nennen. In dieser Dokumentenvielfalt den Überblick zu behalten fällt schwer, insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden und zusätzlich lange dauern. Es wachsen zwangsläufig riesige Aktenberge und es kostet viel Zeit diese strukturiert zu ordnen und darin zu suchen. Kein Wunder, dass sich Unternehmen und Projektteams dann einen zentralen Datenpool wünschen, in dem sie die gerade benötigten Dokumente schnell finden. Diesen Wunsch hatte auch b+m surface systems.
Gute Erfahrungen mit amball business-software waren ausschlaggebend
"Wir hatten in der Vergangenheit mit der Archivierungslösung eines kleineren Dokumentenmanagement-Anbieters schlechte Erfahrungen gemacht: Dessen Lösungsansätze waren nach der Insolvenz des Unternehmens wertlos für uns. Nun wollten wir eine zukunftssichere Lösung finden und schauten uns die größten Anbieter von Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen an." blickt der IT-Leiter Sascha Ritter auf den Auswahlprozess zurück.
"Letztlich entschieden wir uns aus vielerlei Gründen für EASY SOFTWARE und amball business-software: Wir hatten bereits gute Erfahrungen mit amball bei der Einführung und Betreuung von Microsoft Dynamics NAV und amProject gemacht. Ferner konnte amball bereits erfolgreiche Projekte mit EASY SOFTWARE nachweisen und bot uns eine fertige Schnittstelle zur Kopplung mit der ERP-Lösung an. Das Dokumenten- und Archivsystem erschien uns zudem intuitiv in der Bedienung."
Extrem schnelle Einführung mit anschließender Optimierungsphase
Bereits innerhalb weniger Wochen wurde die Basislösung installiert und in Betrieb genommen. Diese Lösung wurde in einer anschließenden Spezifikationsphase optimiert und besser auf die Prozesse und Bedürfnisse bei b+m surface systems angepasst. Anschließend erfolgte eine Upgrade für weitere Mandanten. Ferner wurde ein zusätzlicher Scan-Arbeitsplatz und WebClients - für den Zugriff mittels Internet-Browser - eingerichtet. Heute wird an etwa 40 Arbeitsplätze im Unternehmen mit EASY SOFTWARE gearbeitet.
"Der Aufwand und die Komplexität bei der Einführung eines Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems ist deutlich geringer als bei der Einführung einer ERP-Lösung. Innerhalb von 10 - 15 Tagen kann man bereits etliche Sonderanpassungen vornehmen, Basisfunktionalitäten sind bereits innerhalb von 3-5 Tagen implementiert und geschult", fasst Christian Krause, Leiter der Business Unit ECM bei amball business-software, seine Erfahrungen aus einer Vielzahl von Projekten zusammen. Er ergänzt: "Viele Kunden trauen sich an Archivierungslösungen nur zaghaft heran, weil sie irrtümlich befürchten, die Einführung wäre kompliziert und teuer."
Optimierungspotenziale bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Riesige Optimierungspotenziale gab es beim Prozess der Rechnungsprüfung. Einkaufsrechnungen wandern durch viele Hände, denn sie müssen sachlich, fachlich und kaufmännisch geprüft, freigegeben und bezahlt werden. Da im Anlagenbau die Rechnungssummen sehr hoch sein können, legt b+m surface systems auf eine exakte Prüfung besonders viel Wert. Dazu wurden in der Vergangenheit Rechnungen mittels Laufmappen langwierig durchs das Unternehmen geleitet. Sachbearbeiter oder Führungskräfte machten handschriftliche Notizen auf den Rechnungen oder zeichneten sie frei. Schlussendlich erreichten die Rechnungen früher oder später wieder die Buchhaltung. Zusätzlich wurden Unmengen Papier verbraucht, weil durchschnittlich 3-5 Kopien pro Rechnung in den unterschiedlichen Abteilungen für "eigene" Zwecke gemacht wurden. Typische Probleme bei diesem Ablauf waren: Mappen blieben unbearbeitet und unbemerkt liegen, Notizen waren schwer zu entziffern und die Durchlaufzeit einer Mappe betrug bis zu dreißig Tage.
Durch den Einsatz von EASY SOFTWARE hat sich die Laufzeit massiv reduziert
Heute ist der gesamte Prozess deutlich effizienter: Jede Rechnung erhält nur noch einen Posteingangs- und Buchungsstempel, wird dann - ohne weitere Prüfung - in Microsoft Dynamics NAV erfasst, erhält einen Barcode-Aufkleber, der zur automatischen Zuordnung zu einem elektronischen Datensatz genutzt wird. Später werden die Dokumente eines Tages an zentraler Stelle im Massenbetrieb gescannt und in der EASY SOFTWARE dauerhaft, revisionssicher archiviert. Anschließend wandern die Dokumente bei b+m surface systems ohne weiteren Sortierungsaufwand in eine Ablagemappe - rein rechtlich könnten sie sogar vernichtet werden. Ab diesem Zeitpunkt laufen alle weitere Prozess-Schritte der Rechnungsprüfungen IT-basiert ab: Abteilungen oder Mitarbeiter erhalten E-Mails, in denen um Prüfung und Freigabe von Rechnungen gebeten wird.
Notizen werden direkt ins Archivsystem eingetragen. Übersteigt eine Rechnung die Unterschriftsbefugnis, wird die Freigabebitte einfach weitergeleitet. Vorteil: Der aktuelle Bearbeitungsstand einer Rechnung ist für die Buchhaltung jederzeit nachvollziehbar. "Die Durchlaufzeit bei der Rechnungsprüfung konnte von sieben bis dreißig Tagen auf durchschnittlich 24 Stunden reduziert werden", berichtet Sascha Ritter nicht ohne Stolz. Weiterer Vorteil: Kopien auf Verdacht, weil man einen Beleg eventuell für spätere Zwecke noch einmal benötigen könnte, werden nicht mehr gemacht. Denn Belege sind im Bedarfsfall jederzeit abrufbar und können dann nachgedruckt werden.
Jeder steuerrelevante Schriftverkehr wird automatisch archiviert
Besonders komfortabel geschieht die Archivierung der ausgehenden Dokumente, von b+m surface systems. Beispielsweise werden alle Handelsbriefe, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Verkaufsrechnungen nach festgelegten Regeln bearbeitet: Dabei wird automatisch ein Dokument im PDF-Format im Archivsystem revisionssicher und unveränderbar archiviert. Die Sachbearbeiter bei b+m müssen keine zusätzlichen Arbeitsschritte durchführen oder gar selbst entscheiden, ob ein Dokument archiviert werden muss oder nicht. Das nimmt ihnen die intelligente Lösung von amball business-software vollständig ab. Dadurch ist nur ein sehr geringer Schulungsbedarf nötig, weil die Archivierung unbemerkt im Hintergrund durchgeführt wird, ohne den Betrieb oder die gewohnte Arbeitsweise zu beeinflussen.
Automatische Verknüpfung von ERP-Datensätzen und Dokumenten
Zur guten Akzeptanz und zum großen Nutzen der Lösung trägt ferner die enge Kopplung von ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV und dem Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem EASY SOFTWARE bei: Denn alle archivierten Dokumente sind vielseitig mit Kreditoren, Debitoren, Projekten, Rechnungen, Bestellungen oder anderen sinnvollen Stammdatensätzen in der ERP-Lösung verknüpft und damit ohne weiteren Suchaufwand verfügbar. Anwender müssen sich auch über diese Verknüpfung keinerlei Gedanken machen, denn beim Scanvorgang wird die Verbindung völlig automatisiert angelegt und zusätzlich die Dokumente systemseitig mit Schlagworten versehen. Liegen Dokumente bereits in elektronischer Form vor, können diese - ohne Scanvorgang - direkt auf elektronischem Weg im Archiv gespeichert werden.
Zentrales, revisionssicheres Archiv mit sehr schneller Suchmöglichkeit
Dank EASY SOFTWARE entstand bei b+m ein zentraler Datenpool, auf den jeder Mitarbeiter - vorausgesetzt er verfügt über die notwendige Berechtigung - zugreifen kann, um die benötigten Informationen zu erhalten. Der Zugriff auf das Dokumentenmanagement- und Archivsystem geschieht fast ausschließlich über die Verknüpfungen, die von der intelligenten amball-Schnittstelle in Microsoft Dynamics NAV angelegt werden. Beispielsweise kann man von einem Rechnungsdatensatz direkt in die zugehörige Rechnung verzweigen oder sich die Bestellung anzeigen lassen. Selbstverständlich wäre auch eine manuelle Suche im Archivsystem komfortabel und schnell möglich. Diese Option wird bei b+m aufgrund des hohen Integrationsgrads von ERP-Lösung und Archivsystem jedoch so gut wie nie genutzt. "EASY ist wirklich schnell." berichtet Sascha Ritter, "länger als eine Sekunde habe ich noch nicht auf ein Dokument gewartet." Davon hat man früher bei der Suche in Aktenordnern nur geträumt.
Zukunftsaussichten
Im nächsten Schritt möchte Sascha Ritter auch das Lager und den Wareneingang optimieren und dort die Lieferscheinbearbeitung automatisieren. Im Bestellwesen stecken zusätzliche Potenziale, beispielsweise wenn Angebote eingeholt und technische Zeichnungen beigefügt werden. Alle Dateianhänge zu einem Angebot könnten direkt ins Archivsystem geschrieben werden. Doch Sascha Ritter denkt noch weiter in die Zukunft: "Auf den Baustellen unserer Kunden hat man schon heute mit einem Laptop und einer UMTS-Verbindung die technischen Möglichkeiten, alle benötigten Informationen des zentralen Dokumentenarchivs online abzurufen. Ich verfolge daher meine Vision der papierlosen Projektmappe."
Die Continental AG entschied sich global für die Output-Management-Lösung HP Exstream Assured Delivery (ehemals HP Output Server). Die neue Plattform wird zukünftig in allen Bereichen des Automobilzulieferers und seiner Mehrheitsgesellschaften eingesetzt, um unternehmenskritische Dokumente zuverlässig und effizient an nahezu jedes beliebige Ziel zuzustellen. Mit der Umstellung auf HP Exstream Assured Delivery will der Konzern die bestehenden Output-Management-Anwendungen durch eine einzige Lösung ersetzen und dadurch Kosten und Wartungsaufwand reduzieren.
Hohe Leistungsfähigkeit und einfache Integration in SAP
Ausschlaggebend bei der Entscheidung war für Continental unter anderem, dass sich HP Exstream Assured Delivery einfach in verschiedene Unternehmensanwendungen und insbesondere die Enterprise Resource Planning (ERP)-Applikation von SAP integrieren lässt. Gleichzeitig überzeugte die HP Lösung durch ihre hohe Leistungsfähigkeit: Über ein zentrales Data Center in Frankfurt können zukünftig 40.000 SAP-Anwender des Automobilzulieferers weltweit auf HP Exstream Assured Delivery zugreifen. Die neue Lösung wird dabei nicht nur die weltweit fast 3.500 Drucker und Multifunktionsgeräte in den Logistik- und Lieferzentren von Continental verwalten, sondern auch den Druck und Faxversand geschäftskritischer Dokumente überwachen. Die Anwender werden in Echtzeit über das Ergebnis dieser Aktivitäten informiert.
Bislang waren in den verschiedenen Divisionen des Konzerns mehrere Output-Management-Lösungen nebeneinander im Einsatz - auch ein Ergebnis verschiedener Firmenzukäufe in den vergangenen Jahren. Ein Teil des Unternehmens, Continental Teves setzt bereits seit 1997 HP Exstream Assured Delivery ein und war vor allem von der Stabilität und dem geringen Wartungsaufwand der Lösung überzeugt.
"Gerade in unseren Logistik- und Lieferzentren ist es für uns entscheidend, dass zeitkritische Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen schnell und zuverlässig gedruckt werden", so Andreas Köhler, Director of Corporate IT Contracts & Licenses der Continental AG. "Fällt hier einmal ein Drucker aus, können wir nicht lange warten, um das Problem zu lösen. Deshalb war es besonders wichtig für uns, eine stabile Output-Management-Lösung zu finden. Aufgrund der guten Erfahrungen, die wir in den vergangenen zwölf Jahren mit HP gemacht haben, fiel uns die Entscheidung jedoch leicht."
"Wir freuen uns sehr, dass Continental auch nach über zehn Jahren so zufrieden mit dem ehemaligen HP Output Server ist, der nun unter dem Namen HP Exstream Assured Delivery vertrieben wird. Wenn sich ein Kunde nach über einem Jahrzehnt Erfahrung mit unserem Produkt entscheidet, dieses als weltweiten Konzernstandard einzuführen, können wir sicher sein, dass unsere Lösung den härtesten Tests standgehalten hat", erklärt Christian Gericke, Business Manager Central Europe für HP Exstream bei HP. "Deswegen freut uns diese Entscheidung um so mehr."
Weitere Informationen finden Sie unter www.hpexstream.de.
Hartmann Möbelwerke, ein deutscher Massivholzmöbelhersteller hat sich für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus SAP mit inboxx hyparchiv entschieden. bpi solutions übernimmt die Implementierung mit hochintegrierter Schnittstelle an das SAP-System.
Das 1911 gegründete Unternehmen ist Spezialist in der Umsetzung perfekter technischer Lösungen von modernem Möbeldesign, komplizierten Details und intelligenten Funktionslösungen. Unter Einhaltung der DIN 68871 fertigt Hartmann Möbelwerke außergewöhnliche Möbelprogramme aus Massivholz. Die jahrelange Erfahrung der Massivholz-Spezialisten garantiert die Fertigung hochwertiger Möbelteile. Für den immer individueller werdenden Markt setzt Hartmann auf Flexibilität. Die fachgerechte Konstruktion, die massivholzgerechte Verarbeitung aus dem System und die CAD-Planungsunterstützung gehören zum Tagesgeschäft, insbesondere um auf spezielle Kundenwünsche und Sonderanfertigungen schnell und individuell einzugehen.
Ein neuer Zeitabschnitt beginnt bei Hartmann: Das neue SAP-System löst die alte Fibu-Software ab. Das alte System genügt nicht mehr den gestiegenen Anforderungen an Funktionalität. Im Unternehmen entschied man sich daher für eine zukunftsorientierte Lösung. Mit der Implementierung des SAP-Systems wird gleichzeitig das neue Release von inboxx hyparchiv 8B für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsbelege aus SAP eingeführt. Hartmann Möbelwerk setzt bereits seit 2002 inboxx hyparchiv zur Beleg- und COLD-Archivierung ein.
Das Unternehmen stellt nicht nur einen hohen Qualitätsanspruch an die eigenen Produkte, sondern auch an die internen Geschäftsabläufe. inboxx hyparchiv bildet die Anforderungen ab und bietet sogar weitere Funktionen. So werden zukünftig die Eingangsrechnungen mit Barcode automatisch archiviert und den Buchungen in SAP zugeordnet. Außerdem ermöglicht der nachgelagerte bpi index export, dass die SAP Belege eigenständig in inboxx hyparchiv recherchierbar sind.
inboxx hyparchiv wird zur zentralen Informationsplattform, um auch Daten und Zeichnungen aus dem CAD-System zu verwalten und zu archivieren. bpi solutions implementiert eine intelligente Logik, die zusätzlich Zeichnungen aus dem CAD-System den Angeboten und Bestätigungen im SAP-System zuordnet, archiviert und jederzeit als sichtbare Objekte wieder verfügbar macht.
Mit der neuen Lösung wird gleichzeitig die Auskunftsfähigkeit der Außendienstmitarbeiter deutlich erhöht, denn sie finden die benötigten Daten schnell und sicher. Hier unterstützt inboxx hyparchiv Web-Access den Außendienst auf alle Dokumente im Archiv an jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt direkt zuzugreifen. Damit wird es den Anwendern ermöglicht, die aktuellen Daten zu dem jeweiligen Gespräch oder Telefonat parat zu haben und die Fragen der Kunden sofort beantworten zu können.
Hartmann Möbelwerke, ein deutscher Massivholzmöbelhersteller hat sich für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus SAP mit inboxx hyparchiv entschieden. bpi solutions übernimmt die Implementierung mit hochintegrierter Schnittstelle an das SAP-System.
Das 1911 gegründete Unternehmen ist Spezialist in der Umsetzung perfekter technischer Lösungen von modernem Möbeldesign, komplizierten Details und intelligenten Funktionslösungen. Unter Einhaltung der DIN 68871 fertigt Hartmann Möbelwerke außergewöhnliche Möbelprogramme aus Massivholz. Die jahrelange Erfahrung der Massivholz-Spezialisten garantiert die Fertigung hochwertiger Möbelteile. Für den immer individueller werdenden Markt setzt Hartmann auf Flexibilität. Die fachgerechte Konstruktion, die massivholzgerechte Verarbeitung aus dem System und die CAD-Planungsunterstützung gehören zum Tagesgeschäft, insbesondere um auf spezielle Kundenwünsche und Sonderanfertigungen schnell und individuell einzugehen.
Ein neuer Zeitabschnitt beginnt bei Hartmann: Das neue SAP-System löst die alte Fibu-Software ab. Das alte System genügt nicht mehr den gestiegenen Anforderungen an Funktionalität. Im Unternehmen entschied man sich daher für eine zukunftsorientierte Lösung. Mit der Implementierung des SAP-Systems wird gleichzeitig das neue Release von inboxx hyparchiv 8B für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsbelege aus SAP eingeführt. Hartmann Möbelwerk setzt bereits seit 2002 inboxx hyparchiv zur Beleg- und COLD-Archivierung ein.
Das Unternehmen stellt nicht nur einen hohen Qualitätsanspruch an die eigenen Produkte, sondern auch an die internen Geschäftsabläufe. inboxx hyparchiv bildet die Anforderungen ab und bietet sogar weitere Funktionen. So werden zukünftig die Eingangsrechnungen mit Barcode automatisch archiviert und den Buchungen in SAP zugeordnet. Außerdem ermöglicht der nachgelagerte bpi index export, dass die SAP Belege eigenständig in inboxx hyparchiv recherchierbar sind.
inboxx hyparchiv wird zur zentralen Informationsplattform, um auch Daten und Zeichnungen aus dem CAD-System zu verwalten und zu archivieren. bpi solutions implementiert eine intelligente Logik, die zusätzlich Zeichnungen aus dem CAD-System den Angeboten und Bestätigungen im SAP-System zuordnet, archiviert und jederzeit als sichtbare Objekte wieder verfügbar macht.
Mit der neuen Lösung wird gleichzeitig die Auskunftsfähigkeit der Außendienstmitarbeiter deutlich erhöht, denn sie finden die benötigten Daten schnell und sicher. Hier unterstützt inboxx hyparchiv Web-Access den Außendienst auf alle Dokumente im Archiv an jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt direkt zuzugreifen. Damit wird es den Anwendern ermöglicht, die aktuellen Daten zu dem jeweiligen Gespräch oder Telefonat parat zu haben und die Fragen der Kunden sofort beantworten zu können.
Am 19. April 2010 präsentieren Pitschek+Partner und Deloitte die Ergebnisse der AAM Umfrage 2009/2010 zur elektronischen Archivierung in Österreich. Sichern Sie sich diesen Termin!
Termin: 19. April 2010, 16:00 – 19:00 Uhr
Ort: Deloitte, Renngasse 1 / Freyung, 1010 Wien
Eine Anmeldung zu der Veranstaltung ist ab sofort möglich. Nähere Details auf www.austrian-archiving-model.at.
Die Stadt Erlangen hat sich für die Archiv-, Dokumentenmanagement- und Workflowlösung OS|ECM von OPTIMAL SYSTEMS entschieden. OS|ECM wird zunächst in den Fachbereichen Archiv, Umweltamt, Organisation sowie im eGovernment-Center eingeführt. Langfristig sieht die weitere Zusammenarbeit einen stetigen Ausbau von OS|ECM als führendes Dokumentenmanagementsystem in der gesamten Stadtverwaltung vor.
In einem dreitätigen Testszenario wurde von den ausgewählten Anbietern der Echtbetrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Schwerpunkt allgemeine Schriftgutablage gefordert. Ebenso beinhaltete der Anforderungskatalog diverse Workflow-Funktionalitäten. Bewertet wurden die Teststellungen nach einem detailliert ausgearbeitetem Punktesystem: „Dank unserer langjährigen Praxis-Erfahrungen mit anderen DMS-Produkten in unserer Stadtverwaltung war es für uns von größter Wichtigkeit, alle DMS-Anbieter und deren Lösungen anhand strenger Anforderungskriterien auf Herz und Nieren zu prüfen. Hierbei überzeugte uns am meisten das Gesamtkonzept der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover mit ihrer leistungsstarken und flexiblen Softwaresuite“, so Herr Dr. Greska, Projektleiter DMS des eGovernment-Centers der Stadt Erlangen. Insbesondere die Benutzerfreundlichkeit von OS|ECM war unübertroffen und spielte laut Herrn Dr. Greska bei der Entscheidung für OPTIMAL SYSTEMS eine wesentliche Rolle.
Neben dem hausweiten Ausbau von OS|ECM in der Stadtverwaltung forciert die Stadt Erlangen weitere gemeinsame Projekte wie die Teilnahme am De-Mail Behördenpilot und die Umsetzung eines EA-Fachverfahrens im Rahmen der EU-Dienstleistungsrichtlinie mit OPTIMAL SYSTEMS Hannover.
Cincinnati Extrusion, ein Anbieter von Extrusionsanlagen und -systemen, baut seine IT-Infrastruktur zur unternehmensweiten Informationsplattform um. Eine technische Basis für die weltweite Kommunikation ist inboxx hyparchiv. Mit der Realisierung wurde bpi solutions, langjähriger BPM- und DMS Spezialist, aus Bielefeld beauftragt. Cincinnati Extrusion plant mittelfristig auch weitere internationale Standorte in China und USA zu integrieren.
Cincinnati Extrusion GmbH ist ein Anbieter von Extrusionsanlagen und -systemen für die Produktion von Kunststoffrohren, Profilen, Platten, Granulaten und Holz-Kunststoff-Verbundstoffen. Am Hauptstandort in Wien werden rund 400 Personen beschäftigt, um die weltweite Nähe zum Kunden sicherzustellen, bestehen darüber hinaus Niederlassungen in den USA, China und Japan sowie Repräsentanzen in Russland und Indien. Ausgehend von Produktions- und Entwicklungsstandort Wien bietet Cincinnati Extrusion seinen Kunden weltweit ein breites Produktspektrum an Kunststoff-Extrudern, Extrusionswerkzeugen und Extrusionsequipment, der Exportanteil beträgt mehr als 95%. Cincinnati Extrusion und die Battenfeld Extrusionsgruppe, seit Anfang 2007 beide Teil des Beteiligungsportfolios des Finanzinvestors Triton, stehen unter gemeinsamer Führung.
bpi solutions hat mit der erfolgreichen Einführung einer elektronischen Dokumentenverwaltung seine Kompetenz und Erfahrung bereits beim Schwesterunternehmen der Battenfeld Extrusionsgruppe unter Beweis gestellt. Bereits seit 1996 setzt das Unternehmen inboxx hyparchiv für alle Abteilungen ein. Im Zuge der Neuausrichtung werden Unternehmensbereiche wie strategischer Einkauf, Produktion, Logistik und die kaufmännischen Aufgaben für beide Unternehmensgruppen zusammengefasst.
Der Fokus liegt hier auf der drastischen Reduzierung der Durchlaufzeiten. Ein wichtiges Werkzeug bei der Umsetzung dieser Maßnahmen ist inboxx hyparchiv, das in Bad Oeynhausen und Wien eingesetzt wird.
Cincinnati Extrusion setzt auf bpi solutions und inboxx hyparchiv. Ein wesentlicher Vorteil der neuen Lösung sind die Produktivitätsgewinne im Tagesablauf, die sich ebenfalls positiv auf die Beantwortung von Kundenanfragen sowie die Reduzierung der Lieferzeiten auswirkt. Zunächst wird inboxx hyparchiv für die sichere Langzeitarchivierung des SAP-Systems und E-Mail-Postfächer eingesetzt. Im nächsten Schritt folgt das Zeichnungsarchiv und Plot-Management für die weltweite Verteilung der Zeichnungen und Lichtpausen. Ziel ist über inboxx hyparchiv an allen Standorten die komplette Auftragsabwicklung vom Angebot bis zur Auslieferung auszuführen und inboxx hyparchiv als unternehmensweite Informations- und Kommunikationsplattform zu entwickeln.
Die Demag Cranes AG setzt neben der Einführung einer elektronischen Aktenlösung zur Unterstützung der Produktdokumentation für den Kranbau bei ihrer Konzerntochter Gottwald Port Technology GmbH nun auch konzernweit auf das Anwendungsprodukt für das Vertragsmanagement aus dem Hause forcont.
Demag Cranes ist ein börsennotierter Hersteller von Industriekranen und Krankomponenten, Hafenkranen und Technologien zur Hafenautomatisierung. Das Unternehmen ist weltweit tätig, hat seine Konzernzentrale in Düsseldorf und ist hervorgegangen aus der Zusammenlegung der Demag Cranes & Components und Gottwald Port Technology, die bis dahin separat geführte Töchter der Demag Holding waren.
"Ausschlaggebend für die erweiterte Zusammenarbeit mit forcont waren vor allem die überzeugenden technischen Merkmale der Software forcont factory und deren hohe Integration in unser SAP-System sowie die einfache, intuitive Handhabung darauf basierender Anwendungen, wie das Vertragsmanagement.", sagt Uwe Kiel, Leiter der IT-Abteilung im Segment Hafentechnologie bei Demag Cranes.
Die Aktenlösung zur Unterstützung der Produktdokumentation für den Kranbau (Elektronische Projektakte) soll die alte Dateisystemablage ersetzen und die Dokumentation für alle beteiligten Mitarbeiter zugriffsbereit verwalten. Die Lösung ist an das führende SAP-System angebunden und bietet klassische Dokumentenmanagement-Funktionalitäten zur Prozessunterstützung, wie z. B. eine revisionssichere Ablage der Dokumente mit Versionierung der Arbeitsstände sowie Freigabe-Workflows.
Das Vertragsmanagement verwaltet sämtliche Verträge sowie zugehörige Informationen und Dokumente, die im Konzern anfallen, an zentraler Stelle - bereichsübergreifend und weltweit. Die erste Phase der Anwendungseinführung konzentriert sich auf den deutschen Hauptsitz, bevor anschließend ein sukzessiver Roll-out auf die Tochterunternehmen und internationalen Niederlassungen erfolgt.
