Know-How

Bernhard Lindgens vom Bundeszentralamt für Steuern kündigte auf der GDPdU-Jahrestagung des Compliance-Spezialisten hsp die Ausweiterung des Datenzugriffs über die Finanzbuchhaltung hinaus an. Während die Stufe 1 dazu genutzt wurde, Erfahrungen der Prüfungsdienste mit der maschinellen Auswertbarkeit von Finanz- und Lohnbuchhaltungsdaten zu sammeln, soll ab sofort die Stufe 2 folgen. Diese Stufe bringt die Ausweitung des Datenzugriffs von der eigentlichen Buchhaltung auf die vor und nachgelagerten Systeme wie Materialwirtschafts- und Auftragssteuerungssysteme.

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"Effektivität, Schnelligkeit und Effizienz" sind drei Ziele, die Unternehmen mit Dokumentenmanagement verfolgen. "Im Dokumenten-Bereich können Unternehmen viel verbessern", erklärt Daniel Bullough, der bei Xerox die Outsourcing- und Dokumentenmanagement-Sparte verantwortet. "Unternehmen geben zwischen fünf und 15 Prozent ihres Umsatzes für Dokumenten-Management aus", sagt Bullough. Und fügt hinzu: "Viele Firmen haben im Bereich Dokumenten-Management keine Kostentransparenz." Dabei gibt es gute Gründe, warum dieses Thema unbedingt im Top-Management angesiedelt sein sollte.

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E-Mail und elektronischer Signatur zum Trotz scheinen papierlose Büros und aktenfreie Ämter oder auch Gerichte nach wie vor undenkbar zu sein. Je wichtiger ein Schreiben, desto naheliegender ist es nach wie vor, es per Post als Einschreiben mit Rückschein oder – wie schon vor Jahrtausenden – durch einen persönlichen Boten zustellen zu lassen.

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Professionelles Scannen und Erfassen von Dokumenten in Unternehmen ist im Vergleich zu anderen IT-Projekten eine risikoarme Investition, die sich in der Regel bereits innerhalb der ersten zwölf Monate amortisiert. Dies ergab die Studie "Extening Capture Capabilities – Measuring the ROI", die der Branchenverband AIIM gemeinsam mit EMC durchgeführt hat.

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