Bernhard Lindgens vom Bundeszentralamt für Steuern kündigte auf der GDPdU-Jahrestagung des Compliance-Spezialisten hsp die Ausweiterung des Datenzugriffs über die Finanzbuchhaltung hinaus an. Während die Stufe 1 dazu genutzt wurde, Erfahrungen der Prüfungsdienste mit der maschinellen Auswertbarkeit von Finanz- und Lohnbuchhaltungsdaten zu sammeln, soll ab sofort die Stufe 2 folgen. Diese Stufe bringt die Ausweitung des Datenzugriffs von der eigentlichen Buchhaltung auf die vor und nachgelagerten Systeme wie Materialwirtschafts- und Auftragssteuerungssysteme. Der Grund hierfür ist die Umsatzsteuererhöhung zum 1. Januar 2007 sowie die Angabe in der Rechnung über den Leistungszeitpunkt.
Die neu überprüften Systeme sind nach Aussage von Bernhard Lindgens:
- Zeiterfassungssysteme
- Auftrags- und Bestellsysteme
- E-Mail-Server
- Scannerkassen
- Kalkulationsprogramme
- Material- und Warenwirtschaftssysteme
- Reisekostenabrechnungssysteme
- sowie Systeme für die Kosten- und Leistungsrechnung
Ein Schwerpunkt wird auf die Material- und Warenwirtschaftssysteme gelegt. Bei den E-Mail-Servern sollte insbesondere auf den Datenschutz geachtet werden.
Der Lösungsansatz aus dem Fragen- und Antwortenkatalog zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung lautet:
"Erfolgt der Datenzugriff auf ein Archivsystem, ist eine "maschinelle Auswertbarkeit" gegeben, wenn das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglicht, als wären die Daten noch im Produktivsystem."
Die neuen komplexen Anforderungen sind mit einem externen Datenarchiv, wie es die hsp GmbH mit Opti.List anbietet, am einfachsten zu lösen. Die Produktivsysteme können bei Überführung der Daten in ein externes Datenarchiv unverändert weiterbetrieben oder auch abgeschaltet werden.
Weiter berichtete Herr Lindgens, dass die Angabe des Leistungszeitpunkts in Rechnungen ab dem 1. Januar 2007 stets erforderlich ist. Laut Bundesfinanzhof (BFH) ist die Angabe des Leistungszeitpunkts für das Recht auf Vorsteuerabzug unabdingbar.
