Auf der diesjährigen DMS EXPO - Europas Leitmesse für elektronisches Informations- und Dokumentenmanagement - ist das erste Komplettsystem für die digitale Archivierung "BvLArchivio" mit dem Innovationspreis ausgezeichnet worden. Das Besondere an diesem Preis ist, dass nicht eine kleine Jury, sondern die Vielzahl der Fachbesucher selbst die ihrer Einschätzung nach überzeugendste Lösung prämiert.
Die diesjährige 14. DMS EXPO im September auf dem Kölner Messegelände hatte über 300 Aussteller aus ganz Europa und über 16.000 fachlich Interessierte zu Besuch. Der Innovationspreis wurde im Rahmen einer von TV-Moderator Sascha Kalupke geleiteten Preisverleihung an die BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH überreicht, die das System entwickelt hat.
Die smarte Archivierungslösung "BvLArchivio" überzeugte die Besucher insbesondere durch schnelle Installation und geringe Kosten. Selbst Unternehmen, die den Einsatz eines digitalen Archivsystems bisher scheuten, können damit bequem in die "Welt der digitalen Dokumente" eintreten. Denn mit nur wenigen Handgriffen ist "BvLArchivio" einsatzbereit - dann kann umgehend mit der Archivierung begonnen und per Browser auf die Daten zugegriffen werden.
30 x 40 x 30 Zentimeter misst die kleine Box, die lediglich an Netzwerk und Stromnetz angeschlossen wird. Für höchste Sicherheit sorgt die Besonderheit, dass das Betriebssystem bereits auf einer integrierten Festplatte manipulationssicher vorhanden ist. Separat dazu gibt es eine Daten- und zwei Sicherungsplatten - durch diese strikte Trennung von Betriebssystem und Daten entfällt der sonst übliche unkontrollierte und unprotokollierte Datenzugang bei EDV-Administrationen.
Pro Box können bis zu fünf Archive angelegt werden, die den Inhalt von etwa 20.000 Ordern fassen können. Die Archivierung der Dateien erfolgt direkt vom PC in jeglichem Format, bei Papierdokumenten durch einfachen Scan. Eine Volltext-Verschlagwortung in Kombination mit einer Barcode-Kennung zur Archivzuweisung (Stempel oder Aufkleber) erübrigt dabei jegliche Nachbearbeitung.
Gespeichert wird manipulationssicher im Langzeitarchivformat "PDF-a". Während jeder Mitarbeiter das Archiv zu Recherchezwecken über die Google-ähnliche BvLArchivio-Suchmaschine nutzen kann, lässt sich die Archivierungsbefugnis über die Vergabe von Schlüsseln regeln. Schnittstellen ermöglichen zudem das automatisierte Archivieren beispielsweise aus Buchhaltungsprogrammen.
BvLArchivio ist nach dem höchsten Standard IDW PS 880 zertifiziert und entspricht damit allen steuer- und wirtschaftsrechtlichen Auflagen. Zu einem Mietpreis ab bereits 99 Euro monatlich ist das System zu haben - ein umfassender Service des Herstellers ist inklusive.
