Aus abgabenrechtlicher Sicht ist die zentrale Grundlage für die ausschließlich elektronische Aufbewahrung der im Archiv abgelegten Daten, dass eine vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftsgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist und die nachträgliche Manipulation der gespeicherten Daten ausgeschlossen werden kann.
Um auch den Anforderungen des Gesetzgebers in Bezug auf die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsfällen (vgl § 131 (1) BAO und § 190 (1) UGB) Folge zu leisten, sollten auch alle Zugriffe (inkl der jeweils gültigen Berechtigungen) auf die im Archiv befindlichen Daten protokolliert werden. Dies wird auch im § 14 (1) Z 7 DSG im Hinblick auf die Datensicherheit von personenbezogenen Daten wie zB Bonitätsauskünfte dezidiert gefordert: „…Protokoll zu führen, damit tatsächlich durchgeführte Verwendungsvorgänge, wie insbesondere Änderungen, Abfragen und Übermittlungen, im Hinblick auf ihre Zulässigkeit im notwendigen Ausmaß nachvollzogen werden können,…“
