"Effektivität, Schnelligkeit und Effizienz" sind drei Ziele, die Unternehmen mit Dokumentenmanagement verfolgen. "Im Dokumenten-Bereich können Unternehmen viel verbessern", erklärt Daniel Bullough, der bei Xerox die Outsourcing- und Dokumentenmanagement-Sparte verantwortet. "Unternehmen geben zwischen fünf und 15 Prozent ihres Umsatzes für Dokumenten-Management aus", sagt Bullough. Und fügt hinzu: "Viele Firmen haben im Bereich Dokumenten-Management keine Kostentransparenz." Dabei gibt es gute Gründe, warum dieses Thema unbedingt im Top-Management angesiedelt sein sollte.
Dokumente kosten Geld: Im Jahr 2007 wurden weltweit 15,2 Trillionen Seiten Papier bedruckt. Wie viel Geld diese Flut an Informationen Unternehmen jährlich kostet, ist kaum einem Firmenleiter bekannt. Eine europaweite Studie von IDC ergab, dass 82 Prozent der befragten Teilnehmer meinten, dass Dokumente für den erfolgreichen Betrieb ihrer Organisation entscheidend sind. Weitere 70 Prozent behaupteten, dass sich schwache Dokumentenprozesse negativ auf die betriebliche Flexibilität auswirken. Gleichzeitig sagen zwei Drittel der befragten Unternehmen, dass sie die Gesamtkosten für Dokumente nicht verfolgen.
UNBEKANNTE KOSTEN
Unternehmen tun sich schwer, die mit allen Dokumentaktivitäten verbundenen Kosten zu identifizieren.
Dokumente können Kosten reduzieren: In vielen Unternehmen laufen in den vergangenen Wochen verstärkt Programme, um Einsparungen oder Prozessoptimierungen durchzuführen. Dokumentenbasierte Geschäftsabläufe sind eine der letzten weißen Flecken auf der Kostenkarte. Sie bieten bislang zumeist unentdeckte Einsparpotenziale. Ein Grundproblem dabei: Wie lassen sich Kosten einsparen, die man selbst nicht misst und deren Höhe unbekannt ist?
Dokumente sind nicht automatisch Papier: Um Kostenstruktur und Effizienz von Dokumentenprozessen in Unternehmen sinnvoll in Angriff nehmen zu können, muss man allerdings zunächst wissen, was als »Dokument« bezeichnet wird. Papier ist nur ein Träger von Informationen. Entscheidern ist geraten, einen Blick über den Tellerrand zu wagen und den gesamten Informationsaustausch im Unternehmen zu betrachten. Als Dokument lässt sich in dieser erweiterten Sichtweise jede Art von Information verstehen, die in jeder beliebigen, abrufbaren Form aufgezeichnet und gespeichert wird. Dokumentenintensive Prozesse finden sich in nahezu allen Bereichen der Unternehmen. Bislang wurden die Gemeinkosten für Dokumente als unvermeidbar angesehen. Da ist es nicht verwunderlich, dass die Kosten- und Produktivitätsgewinne einer Dokumenten-Strategie bisher noch nicht richtig in Angriff genommen wurden.
Dokumente bestimmen die betriebliche Organisation – nicht der Entscheider: IDC-Untersuchungen schätzen, dass die durchschnittlichen jährlichen Kosten für Dokumentation zwischen fünf und 15 Prozent des Umsatzes eines Unternehmens darstellen. Bei der Betrachtung der Wirkung von Dokumenten ist auch zu bedenken, dass sich leitende Angestellte allein 45 Prozent ihrer Zeit mit Dokumenten beschäftigen. Das zeigt wie wichtig die Überprüfung und die Einführung von Veränderungen zur Erhöhung der Effizienz von Aktivitäten sind, die 45 Prozent der Arbeitszeit des Managements in Anspruch nehmen. Wege, diese Informationsflut zu kanalisieren, sind zugleich Wege für profitables Wirtschaften.
Allein ein strukturiertes Vorgehen im Umfeld des Bürodrucks bringt enorme Einsparungen mit sich. Heterogene Bürolandschaften mit vielen Einzelplatzdruckern, Scannern und Faxgeräten von verschiedenen Herstellern arbeiten oft nicht effizient. Ein Bereich mit Sparpotenzial sind die Managed Print Services. Das Management aller im Unternehmen anfallenden Druck- und Kopieraufträge optimiert den Dokumenten-Workflow. Die Anforderungen und Kosten im Dokumentenbereich werden ermittelt und davon ausgehend signifikante Kosteneinsparungen und Prozess- optimierungen realisiert.
Dokumente sind Chefsache: Erfolgreiches Dokumentenmanagement beruht nicht nur auf Technologie. Ebenso wichtig ist die Veränderung der Geschäftsprozesse und die Art wie Mitarbeiter mit ihnen umgehen. Für den Erfolg ist unbedingt empfehlenswert, dass das Projekt vom Top-Management unterstützt wird.
WICHTIGE ARCHIVIERUNG
Ein wichtiger Aspekt des Dokumentenmanagements ist die Archivierung. Der ordnungsgemäße Betrieb von Systemen zur elektronischen Archivierung muss sich eng an zahlreichen Compliance- Vorgaben orientieren. Daraus lassen sich eine Reihe praktischer Ratschläge beziehungsweise Merksätze ableiten, die der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) publiziert hat. Laut VOI, einem Zusammenschluss von Anbietern für Enterprise Content Management (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme (DMS), sind diese grundsätzlichen Vorgaben für den Betriebsalltag natürlich noch weiter auszuarbeiten sowie beispielsweise um länder- und branchenspezifische Aspekte zu erweitern. Trotzdem können sie eine erste Orientierung in das komplexe Thema geben.
Jedes Dokument ist gemäß den rechtlichen und internen Anforderungen aufzubewahren: Dieser Merksatz beschreibt das übergreifende Ziel jeder Archivierung: die verlässliche und rechtskonforme Aufbewahrung von Dokumenten. Diese wird in der Praxis von den speziellen Anforderungen in den jeweiligen Einsatzgebieten beeinflusst. Unternehmen sollten daher bei der Umsetzung neben den gesetzlichen und sonstigen rechtlichen Vorschriften auch ihre eigenen Regeln bei der Archivierung einbringen.
Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv verloren gehen: Dieser Merksatz zielt darauf ab, dass alle benötigten Dokumente vollständig erfasst und im Archiv abgelegt werden müssen. Nur so lassen sich gesetzliche Anforderungen erfüllen und Vorgänge später lückenlos nachvollziehen.
Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren: Dieser Merksatz betont die Bedeutung der zeitnahen Verarbeitung und Ablage von Dokumenten. Ein elektronisches Archivsystem muss Dokumente nicht nur vollständig, in ihrer Struktur (Integrität) und jederzeit verfügbar aufbewahren können, sondern dabei auch noch ein deutlich höheres Sicherheitsniveau bieten können, als es im Prozess der Dokumentenerfassung und -bearbeitung der Fall ist. Daher empfiehlt sich eine möglichst frühe Archivierung.
Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden: Dieser Merksatz spiegelt die Forderung wider, dass ein archiviertes Dokument dem Original zu jedem Zeitpunkt in beweissicherer Art entsprechen muss. Je nach Dokumentenart und Einsatzzweck kann es sich dabei um eine inhaltliche Identität oder aber um eine bildliche Übereinstimmung mit einem Papieroriginal oder einem elektronischen Originaldokument handeln.
Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden: Dieser Merksatz dient dem Schutz vertraulicher Informationen (Geschäftsgeheimnisse) sowie der Einhaltung der Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (Datenschutz). Zu diesem Zweck ist ein entsprechendes Berechtigungskonzept abzubilden.
Jedes Dokument muss sich in angemessener Zeit wiederfinden und reproduzieren lassen: Dieser Merksatz bezieht sich darauf, dass archivierte Dokumente bei Bedarf in angemessener Zeit wieder verfügbar gemacht werden müssen. Die maximal tolerierbare Zeit für Suche und Reproduktion leitet sich laut VOI sowohl aus dem jeweiligen Stand der Informationstechnik ab, als auch aus dem Kontext, in dem das Dokument bereitgestellt werden soll.
Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht werden: Dieser Merksatz fordert, dass Dokumente während des gesamten Aufbewahrungszeitraums verfügbar sein müssen. Der tatsächliche Zeitpunkt der Löschung abgelaufener Dokumente ergibt sich aus rechtlichen Vorschriften (wie zum Beispiel Gesetze zum Datenschutz) und aus technischen Erwägungen (Minimierung des Aufwands).
Jede Veränderung im elektronischen Archivsystem muss protokolliert werden: Dieser Merksatz entspricht dem »Radierverbot« in der Buchführung. Er fordert, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind und dass der ursprüngliche Zustand während der gesamten Aufbewahrungszeit ermittelt werden kann.
Sachverständige können das gesamte Verfahren der Archivierung jederzeit prüfen: Dieser Merksatz zielt auf den Nachweis, dass die Archivierungslösung beim jeweiligen Betreiber tatsächlich im Sinne all dieser Merksätze im Einsatz ist. Um dies zu bewerkstelligen, ist einerseits eine Verfahrensdokumentation unverzichtbar, andererseits muss sich der ordnungsmäßig laufende Betrieb beispielsweise anhand von Systemprotokollen laufend überprüfen lassen.
Keine Migrationen und Änderungen am Archivsystem ohne die aufgeführten Grundsätze: Dieser Merksatz verweist auf das Problem, dass die Innovationszyklen der im Archivsystem eingesetzten Hard- und Software meist sehr viel kürzer sind als die Aufbewahrungszeiten der Dokumente. Während der Aufbewahrungszeit kommt es also praktisch immer zu Änderungen am Archivsystem – vom Austausch einzelner Geräte bis hin zur Migration des kompletten Archivbestands in ein vollkommen anderes technisches System. Ist also ein Umstieg notwendig, sollten Unternehmen die übrigen Merksätze nicht aus den Augen lassen. Vor allem aber sollten sie die Änderungen und Maßnahmen der Migration sorgfältig dokumentieren, so dass deren Ordnungsmäßigkeit während der Aufbewahrungsfrist der migrierten Dokumente überprüfbar ist.
Quelle und gesamter Artikel: COMPUTERWELT
