- Archivierung
Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung elektronischer Information inbesondere von elektronischen Dokumenten. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begriff Elektronische Archivierung fasst unterschiedliche Komponenten zusammen, die im angloamerikanischen Sprachgebrauch separat als „Records Management“, „Storage“ und „Preservation“ bezeichnet werden
- Anforderungsanalyse
Die Anforderungsanalyse stellt einen erfolgskritischen Teil eines ECM-/Archiv-Projektes dar. Es werden hierbei die vorhandenen Strukturen, Mengen, Metadaten, Formate und involvierte Geschäftsprozesse von zu archivierenden Dokumenten erhoben.
Die Anforderungsanalyse stellt die Basis für eine nachfolgende Konzeption, Systemauswahl und Implementierung eines IT-Systems zur Archivierung von elektronischen Dokumenten dar.
- Andere gesetzliche Vorgaben
Weitere gesetzliche Vorgaben und lokale Besonderheiten werden hier beschrieben. Der Fokus liegt dabei vor allem auf der Rechtslage jener internationaler Länder, welche für Österreich von besonderem Interesse sind, zB Deutschland, Schweiz, osteuropäische Länder, USA etc.
- Auswahl / Ausschreibung
Die Auswahl von IT-Systemen zur Archivierung von elektronischen Dokumenten ist ein komplexer Prozess, welcher unterschiedliche Personengruppen wie Anwender einer Fachabteilung, die IT-Abteilung, den Einkauf oder die Rechtsabteilung involviert. Hilfsmittel zur Auswahl sind entsprechende Konzepte, Spezifikationen oder Kriterienkataloge. Bedingt eine Auswahl eine Ausschreibung sind rechtliche und zeitliche Rahmenbedingungen zu berücksichtigen.
- Abnahme
Die Abnahme der implementierten Archivierungslösung erfolgt auf Basis der Spezifikation sowie der vom Anbieter / Dienstleister erstellten Konzeption.
Die Abnahme kann einmalig erfolgen oder in mehreren Phasen. Jede Abnahme wird formal durch ein Protokoll dokumentiert, entsprechende Mängel (leicht, schwer) werden festgestellt.
Bei Mängeln, kann je nach Vereinbarung, eine Abnahme verwehrt werden.
- Benchmark
Benchmark oder Benchmarking bezeichnet eine vergleichende Analyse mit einem festgelegten Referenzwert.
Benchmarking wird in vielen verschiedenen Gebieten mit unterschiedlichen Methoden und Zielen angewendet:
Benchmarking in der Betriebswirtschaft ist ein systematischer und kontinuierlicher Prozess des Vergleichens von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen im eigenen Unternehmen sowie mit denen in fremden Unternehmen in qualitativer und/oder quantitativer Hinsicht.
IT-Benchmarking fällt auch in die Kategorie des Prozessvergleichs. Es misst und vergleicht wirtschaftliche (nicht technische) Aspekte einer IT-Infrastruktur.
EDV-Benchmarks dagegen dienen dem Vergleich der technischen Leistung von EDV-Systemen. Meist wird dabei Software verwendet, um die Leistung verschiedener Hardware-Systeme zu messen und zu vergleichen.
Quelle: Wikipedia
Benchmarks im Umfeld von ECM Systemen dienen dem Vergleich von bereits eingesetzten Systemen zu am Markt vorhandenen Systemen. Das vorrangige Ziel dabei ist eine Bewertung oder mögliche Ablöse des vorhandenen Systems.
Benchmarks im Rechtsbereich sind sehr herausfordernd, da der Referenzwert des Benchmarks (z.B. Bundesgesetze, Landesgesetze) oftmals unkonkret ist. Um einen aussagekräftigen Benchmark für den Rechtsbereich durchzuführen sind alle identifizierten Rechtsvorgaben ( z.B. Fachgutachten, Entscheidungen von Gerichtshöfen) heranzuziehen.
- Berechtigungen, Zugriffsberechtigungen (2)
Die Berechtigung (Zugriffsberechtigung) ist ein Begriff aus der EDV anhand der ein Systemadministrator in IT-Systemen verschiedene Zugriffsrechte der Benutzer oder Benutzergruppen auf Archive oder elektronische Dokumente erteilen kann.
Dadurch können beispielsweise in einem ECM-System unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Benutzer und/oder die Benutzergruppen verteilt werden. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Zuordnung zu organisatorischen Strukturen wie beispielsweise Rollen oder Organisationseinheiten.
Damit werden auch die systemtechnischen Verantwortlichkeiten geregelt. Organisatorische Verantwortlichkeiten sind zusätzlich in der Verfahrensdokumentation festzulegen.
- Betrieb (2)
Der Produktivbetrieb eines elektronischen Archivsystems ist die logische Folge einer gelungen Einführung. Nebem dem Fortbestehen des elektronischen Archivsystems und dem Zugriff auf die archivierten Dokumente muss die Einhaltung organisatorischen Vorgaben gewährleistet werden.
- Dokumenten Management
Dokumenten Management dient der IT-gestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Man versteht darunter die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man dagegen von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff EDM - Elektronisches Dokumenten Management (Electronic Document Management) verwendet. Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten Management System und wird in einem erweiterten Sinn als Branchenbezeichnung verwendet.
- Externe Anforderungen
Die externen Anforderungen beschreiben primär die gesetzlichen Vorgaben (Österreich, EU) sowie andere externe Vorgaben wie Standards oder Branchennormen.
- EU-Gesetze
Dieser Bereich beschäftigt sich mit den Rechtsvorschriften im europäischen Raum. Sowohl Amtsblätter, vorbereitende Rechtsakte als auch Richtlinien und Verordnungen werden hier beschrieben.
- Erfassung / Capture
Capture beinhaltet Funktionalität und Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen zur Generierung von elektronischen Dokumenten. Es sind mehrere Stufen und Techniken unterschieden, von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst und als „Input Management“ bezeichnet.
- Einführung
Bei der Einführung sind rechtliche, organisatorische und technische Aspekte zu berücksichtigen:
- Projektmarketing (z.B. Informationsveranstaltungen, Blog, Intranet)
- Schulung und Dokumentation für Anwender
- Schulung und Dokumentation für Administratoren
- Rollout am Klient und Server
- Verfahrensdokumentation
Gegebenenfalls muss auch eine Anpassung der Organisation sowie vorhandener Policies / Richtlinien erfolgen um den Erfolg des Gesamtprojektes sicherzustellen.
- Erfolgskontrolle
Bei dem Betrieb ist sicherzustellen, dass die vorgegebenen Erfolgskriterien erfüllt werden.
Folgende Erfolgsfaktoren sind dabei zumindest zu berücksichtigen:
- Ordnungsmäßigkeit
- Wirtschaftlichkeit
- Integrität
- Vertraulichkeit
- Verfügbarkeit
- Performance
- Fortbildung
Neben den Schulungsaktivitäten bei einer Neueinführung sind kontinuierliche Ausbildungsmaßnahmen notwendig.
Dies gilt vordergründig in folgenden Situationen:
- Neue Mitarbeiter
- Organisatorische Veränderungen
- Veränderungen des Rechtsrahmens
- Neue Compliance Anforderungen
- Anpassungen und Erweiterungen des elektronischen Archivsystems
- Help Desk
Zur Unterstützung der Anwender sind entsprechende Supportstrukturen aufzubauen. Diese sollten für folgende Fragestellungen zur Verfügung stehen:
- Funktionalität der Anwendung
- Unterstützung bei der Bedienung
- Meldung / Bearbeitung von Fehlern
- Organisatorische Fragen
- Rechtliche Auskünfte
Die Aufzeichnungen (z.B. Protokolle, Statusberichte) des Help Desks dienen der Verbesserung des Gesamtvorhabens.
- Interne Anforderungen
Unter internen Anforderungen versteht man jene Anforderungen die Organisationen für sich selbst definieren. Darunter fallen beispielsweise Policies, Richtlinien, Verwaltungsvorschriften, Praktiken, Pläne ebenso wie formale Verfahrensbeschreibungen.
- Ist-Erhebung
Die Ist-Erhebung dient der Analyse der bestehenden Situation sowie der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken der implementierten Lösung.
- Konzept
Das Konzept bei der Neueinführung der elektronischen Archivierung besteht aus mehreren Teilen. Folgende Aspekte sind dabei zu berücksichtigen:
- Organisatorische
- Technische
- Rechtliche
- Branchenspezifische
- Sicherheitsspezifische
- Klassifikation (1)
Die Erfassung, Archivierung, Erschließung und Suche von elektronischen Dokumenten ist immer direkt mit einer umfassenden Klassifikation verbunden. Das Eintragen von Metadaten bzw. Attributieren von Dokumenten gehört in vielen Unternehmen bereits zum täglichen Alltag. Neue Klassifikationsverfahren, neue Systeme zur automatischen Klassifikation bzw. zur Reduktion des manuellen Aufwandes bei der Attributierung können hierbei maßgeblichen Nutzen und Verbesserungen mit sich bringen.
| - Migration
Unter Migration versteht man im Rahmen der Informationstechnik den Umstieg eines wesentlichen Teils der eingesetzten Software beziehungsweise den Transfer von Daten und elektronischen Dokumenten aus einer Umgebung in eine andere, sowie die Umstellung von Hardware einer bestehenden Technik auf eine neue Plattform unter weitgehender Nutzung vorhandener Infrastrukturen.
- Nationale Gesetze
In diesem Bereich wird die österreichische Gesetzgebung im Bereich der Archivierung umfassend beschrieben. Vordergründig handelt es sich dabei um Bundesgesetze, welche um Landesgesetze ergänzt werden.
- Neueinführung
Die Neueinführung eines elektronischen Archivsystems ist ein weitreichendes und umfassendes Projekt. Zu berücksichtigende, kritische Projektphasen sind unter anderem die Erstellung des Konzepts, die Ausformulierung der Spezifikationen, die Analyse der Anforderungen sowie die abschließende Abnahme.
- Normen
Normen stellen anerkannte Standards und rechtliche Vorschriften dar. Sie sind somit für jedermann verbindlich. Manche beziehen sich nur auf einzelne Branchen, zB FSI.
- Prüfbarkeit
Die Prüfbarkeit stellt ein Ordnungsmäßigkeitskriterium dar und umfasst die
- Nachvollziehbarkeit des einzelnen Geschäftsvorfalles.
- Nachvollziehbarkeit des Verarbeitungsverfahrens.
- Recht / Organisation
Dieser Bereich beschreibt sowohl externe als auch interne Anforderungen an Organisationen. Darunter fallen nationale und internationale Gesetze ebenso wie Standards und Normen
- Spezifikation
Die Spezifikation stellt eine formalisierte Beschreibung der angestrebten elektronischen Archivierungslösung dar.
Ziel der Spezifikation ist es, Merkmale zu definieren und zu quantifizieren, und weiters Anforderungen formal zu beschreiben mit denen das elektronische Archivierungssystem bei der Übergabe an den Auftraggeber geprüft und durch den Auftraggeber abgenommen werden kann.
Die Spezifikation dient zur Einholung von Angeboten und somit als Grundlage zur Ermittlung der externen Produkt- und Implementierungskosten.
- Standards
Im Umfeld der elektronischen Archivierung existieren einige nationale wie internationale Standards sowie von marktführenden Herstellern getriebenen Industriestandards. Diese haben gerade im Umfeld der langfristigen Aufbewahrung einen maßgeblichen Einfluss auf die Implementierung von Archiv-Lösungen (z.B. Aufbewahrungsformat).
- Test / Testbetrieb
Bei dem Testbetrieb werden die Anforderungen gemäß der Spezifikation überprüft und zyklisch Verbesserung und Korrekturen durchgeführt. Der Test erfolgt einerseites durch das Projektteam, anderseits auch durch ausgewählte Personen der involvierten Fachabteilungen.
Der Test erfolgt auf Basis von vorab definierten Testfällen.
Folgende Testszenarien sind üblich:
- Funktionstest
- Bedienung / Usability
- Integration
- Performance
- Ausfallsicherheit
- Rechtssicherheit
Sind alle gestellten Testfälle positive erfüllt kann eine Abnahme erfolgen.
- Technologie / Systeme (2)
Um elektronische Dokumente rechtssicher und langfristig aufzubewahren, existieren derzeit viele und unterschiedlichste Technologien und Systeme. Diese entsprechend zu kategorisieren, bewertbar und vergleichbar zu machen, ist eine der grossen Herausforderungen der elektronischen Archivierung. Dieses Kapitel beschäftigt sich mit Systemen von am österreichischen Markt aktiven Anbietern.
- Verständnis / Motivation
Die elektronische Archivierung stellt bei vielen Unternehmen noch keine Option für die langfristige Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten dar.
Daher ist es umso wichtiger über ein gezielte Informationspolitik und entsprechende Argumente für die Einführung und somit die Motivation für die elektronische Archivierung zu sorgen.
- Verfahrensdokumentation
- Verbesserung
Auf Basis von bestehenden organisatorischen und technischen Lösungen rund um die elektronische Archivierung sollen in einem kontinuierlichem Verbesserungsprozess bisher bestehende Probleme gelöst und neue Potentiale genutzt werden. Hierzu sind entsprechende Vorgehensweisen und Beobachtungs- /Auswertungsmechanismen einzuführen.
- Workflow Management
Workflow Management (kurz WFM) ist die informationstechnische Unterstützung oder Automatisierung von Geschäftsprozessen. Obwohl WFM keinen unmittelbaren Bezug zur elektronischen Archivierung hat, spielt WFM bei vielen ECM/Archiv-Projekten eine wichtige Rolle. Es werden neben den eigentlichen Aufgaben auch Dokumente verteilt sowie deren Status abhängig vom Geschäftsprozess festgelegt.
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