- Aufbewahrungsfrist
Für die Aufbewahrung von Dokumenten und die zugehörigen Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen gelten unterschiedliche Gesetze. Am weitesten verbreitet und bekannt sind die Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten nach Handels- und Steuerrecht. Daneben gibt es branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Krankenhäusern, Qualitätssicherung, Umweltschutz, Telekommunikation, Energieerzeugung, Bauwesen usw.
Quelle: Wikipedia
- Benchmark
Benchmark oder Benchmarking bezeichnet eine vergleichende Analyse mit einem festgelegten Referenzwert.
Benchmarking wird in vielen verschiedenen Gebieten mit unterschiedlichen Methoden und Zielen angewendet:
- Benchmarking in der Betriebswirtschaft ist ein systematischer und kontinuierlicher Prozess des Vergleichens von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen im eigenen Unternehmen sowie mit denen in fremden Unternehmen in qualitativer und/oder quantitativer Hinsicht.
- IT-Benchmarking fällt auch in die Kategorie des Prozessvergleichs. Es misst und vergleicht wirtschaftliche (nicht technische) Aspekte einer IT-Infrastruktur.
- EDV-Benchmarks dagegen dienen dem Vergleich der technischen Leistung von EDV-Systemen. Meist wird dabei Software verwendet, um die Leistung verschiedener Hardware-Systeme zu messen und zu vergleichen.
Quelle: Wikipedia
Benchmarks im Umfeld von ECM Systemen dienen dem Vergleich von bereits eingesetzten Systemen zu am Markt vorhandenen Systemen. Das vorrangige Ziel dabei ist eine Bewertung oder mögliche Ablöse des vorhandenen Systems.
Benchmarks im Rechtsbereich sind sehr herausfordernd, da der Referenzwert des Benchmarks (z.B. Bundesgesetze, Landesgesetze) oftmals unkonkret ist. Um einen aussagekräftigen Benchmark für den Rechtsbereich durchzuführen sind alle identifizierten Rechtsvorgaben ( z.B. Fachgutachten, Entscheidungen von Gerichtshöfen) heranzuziehen.
- Bereitstellung
Die Delivery-Komponenten eines ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen aus den Manage-, Store-, und Preserve-Komponenten.
Quelle: Standards und Normen im Umfeld ECM, VOI
- Bewahrung
Die Preserve-Komponente eines ECM dient der langfristig stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen.
Quelle: Standards und Normen im Umfeld ECM, VOI
- Delivery
- Dokumenten Management
Dokumenten Management ist die elektronische, meist datenbankgestützte, Verwaltung von Dokumenten. Die Dokumente liegen dabei ebenfalls in elektronischer Form vor, entweder als digital erzeugte und bearbeitbare Dateien oder als digitale Kopien papierener Dokumente.
Quelle: Projekt Magazin
- Dokumententyp
Ein Dokumententyp dient zur Abbildung (Modellierung) real auftretender Dokumentenarten.
Ein Dokumententyp wird durch folgende Eigenschaften beschrieben:
- Metadaten
- Dokumentenformat
- Aufbewahrungsfrist
- Sicherheitsklassifikation
- Elektronische Archivierung (2)
Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begriff Elektronische Archivierung fasst unterschiedliche Komponenten zusammen, die im angloamerikanischen Sprachgebrauch separat als „Records Management“, „Storage“ und „Preservation“ bezeichnet werden.
Quelle: Wikipedia
- Enterprise Content Management (ECM)
Enterprise Content Management (ECM) umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.
Die Bezeichnung Enterprise Content Management, ECM, ist ein modernes Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll. Sie setzt sich aus drei Einzelbegriffen zusammen, die in dieser Kombination eine spezielle Bedeutung haben. Enterprise steht für eine von allen Privilegierten (Zugangs- und Bearbeitungsrechte) eines Unternehmens (im Sinne einer Firma) nutzbare Lösung. Darüber hinaus dehnt sich der Begriff Enterprise in diesem Zusammenhang auf Unternehmen in weitesten Sinne aus (private Projekte, Vereine, Anstalten des öffentlichen Rechts, etc.). Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen. Management wird im Sinne eines Softwaresystems benutzt und steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle von Systemen.
Quelle: Wikipedia
- Erfassung
Die Erfassung benötigt man, um Informationen aus unterschiedlichen Systemen in ein ECM-System zu übernehmen. Hierzu gehört Scannen genauso wie Migration und direktes Einlesen von elektronischen Daten.
Quelle: Standards und Normen im Umfeld ECM, VOI
- Geschäftsfall
- Geschäftsvorfall
Ein Geschäftsvorfall oder Geschäftsfall ist ein Ereignis im Geschäftsprozess, das in der Buchhaltung erfasst werden muss, weil es Auswirkungen auf das Unternehmen hat.
Quelle: Wikipedia
Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Entwicklung verfolgen lassen. Jede Buchführung (somit auch die EDV-Buchführung) muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.
Quelle: KFS / DV1 (Fachgutachten des Fachsenats für Datenverarbeitung der Kammer der Wirtschaftstreuhänder)
- Klassifikation
Die Klassifikation dient der strukturierten Beschreibung von elektronischen Dokumenten mittels vordefinierter Metadaten sowie einer unternehmensweit einheitlichen Systematik (Regelwerk).
Die Klassifikation erfolgt im Normfall manuell durch einen Mitarbeiter des Unternehmens. Bei der automatischen Klassifikation wird diese durch eine entsprechende Softwarelösung durchgeführt.
- Manage
- Metadaten
Metadaten, im Umfeld elektronischer Dokumente, dienen der strukturierten Beschreibung anhand von vordefinierten Attributen (Datenfelder).
Metadaten werden zu Dokumententypen gebündelt um die unterschiedlichen Dokumentenarten (z.B. Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Vertrag) elektronisch abbilden zu können.
Metadaten werden in entsprechenden Datenbank Management Systemen verwaltet (DBMS).
| - Ordnungsmäßigkeit (1)
Die Ordnungsmäßigkeit von elektronischen Archiven umfasst die Einhaltung von Grundsätzen und einer allgemeinen Systematik. Die Grundsätze sind rechtlicher Natur (z.B. Bundesabgabenordnung, Unternehmensgesetzbuch, GmbH-Gesetz, Aktiengesetze, Datenschutzgesetz, Signaturgesetz) oder unternehmensinterne Vorgaben.
- Preserve
- Prüfbarkeit
Die Prüfbarkeit stellt ein Ordnungsmäßigkeitskriterium dar und umfasst die
- Nachvollziehbarkeit des einzelnen Geschäftsvorfalles.
- Nachvollziehbarkeit des Verarbeitungsverfahrens.
Quelle: KFS / DV1 (Fachgutachten des Fachsenats für Datenverarbeitung der Kammer der Wirtschaftstreuhänder)
- Records Management
- Revisionssichere Archivierung (1)
Der Begriff orientiert sich am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente. Der Begriff revisionssichere Archivierung wurde 1992 von Ulrich Kampffmeyer geprägt und vom Fachverband der Dokumentenmanagementbranche, Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) in einem Code of Practice im Jahr 1996 allgemeingültig veröffentlicht. Revisionssicherheit im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung bezieht sich dabei nicht nur auf technische Komponenten sondern auf die gesamte Lösung.
Quelle: Wikipedia
- Speicherung
Die Store-Komponenten dienen zur temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder nicht archivierungspflichtig sind.
Quelle: Standards und Normen im Umfeld ECM, VOI
- Store
- Verwalten und Verarbeiten
Hinter der Komponente Manage verbergen sich gleich eine Reihe von wichtigen Funktionalitäten bzw. Spezialitäten eines ECM zur Verwaltung bzw. zur Verarbeitung von Informationen wie Dokumentenmanagement, E-Mail-Management, Collaboration, Web Content Management, Digital Asset Management, Records Management und Workflow bzw. Business Process Management.
Quelle: Standards und Normen im Umfeld ECM, VOI
- Vollständigkeit
Gemäß §132 Bundesabgabenordnung wird eine vollständige Buchführung (samt Aufzeichnungen) gefordert. Dies umfasst auch die vollständige Nachvollziehbarkeit der zugrundeliegenden Geschäftsvorfälle und deren Dokumentation.
- Workflow Management
Workflow Management (WfM, auf deutsch etwa „Verwaltung von Arbeitsabläufen“) ist die informationstechnische Unterstützung oder Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Aufgabe des Workflow Management ist es, auf Basis einer Spezifikation für die Ausführung von Arbeitsabläufen mithilfe von IT-Systemen zu sorgen. Das Workflow Management ist eine Möglichkeit Geschäftsprozess Management technologisch zu unterstützen.
Quelle: Wikipedia
- Zertifizierung
Als Zertifizierung bezeichnet man ein Verfahren, mit dessen Hilfe die Einhaltung bestimmter Standards für Produkte / Dienstleistungen und ihrer jeweiligen Herstellungsverfahren einschließlich der Handelsbeziehungen nachgewiesen werden kann.
Quelle: Wikipedia
In Österreich gibt es keine vom Staat autorisierte Zertifizierungsstelle. Daher kann grundsätzlich jedes Dienstleistungsunternehmen Zertifizierung durchführen und ausstellen. Zertifizierungen von Diensleistungsunternehmen beziehen sich auf eine bestimmte Situation / Konfiguration des zertifizierten Gesamtsystems oder von Einzelkomponenten (z. B. elektronisches Archiv, Workflow).
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Das Referenzmodell für Revisionssicherheit in Österreich
